Contagem e conferência do estoque

Avisou que o estoque está fechado para entrada e saída?

Avise a cozinha e o recebimento: durante a contagem não entra e não sai produto do estoque. Se alguém precisar de algum item, anote em papel e só retire depois de terminar a contagem daquela prateleira.

A planilha de inventário está pronta?

Deixe a planilha, o formulário ou a tela de inventário em branco, com as categorias listadas. Não comece a contar no papel solto sem ordem, para não esquecer nenhum item.

O saldo do sistema foi impresso ou aberto na tela?

Abra o relatório de estoque atual ou imprima o saldo do sistema antes de contar. Use esse papel ou tela só para comparar no final, não para copiar a quantidade na contagem.

Separou o que está vencido ou estragado antes de contar?

Retire da contagem normal os produtos vencidos, com embalagem aberta e estragada ou com cheiro ruim. Coloque à parte e anote o que vai ser baixado como perda, para não misturar com o estoque bom.

Contou carnes, aves e pescados congelados?

Conte caixa por caixa e peça por peça no freezer. Anote o tipo, o peso ou a quantidade e a validade. Não chute: abra a caixa se a quantidade na etiqueta estiver rasurada ou difícil de ler.

Contou carnes e frios da geladeira?

Conte na câmara ou geladeira o que está refrigerado: carnes, aves, embutidos e frios. Anote a quantidade real na prateleira, não o que o sistema mostra.

Contou laticínios e ovos?

Conte leite, queijo, requeijão, creme de leite, manteiga e ovos. Confira se a embalagem está fechada e se a data ainda vale. Anote a quantidade que está no estoque agora.

Contou hortifrúti e vegetais?

Conte frutas, verduras, legumes e caixas no estoque seco ou na câmara de hortifrúti. Separe o que já está amassado ou estragado e anote à parte como perda.

Contou secos, grãos e farinhas?

Conte arroz, feijão, massas, farinha, açúcar, sal e grãos. Anote saco fechado e saco aberto em uso. No saco aberto, anote o peso ou a medida que ainda resta.

Contou óleos, temperos e molhos?

Conte galões de óleo, latas de azeite, sachês, temperos, molhos e condimentos. Inclua o que está em uso na prateleira do estoque. Anote a quantidade real na planilha.

Contou bebidas e sucos do estoque?

Conte refrigerantes, sucos, águas e outras bebidas guardadas no estoque. Não inclua o que já saiu para o salão ou para a copa, só o que está na área de estoque.

Contou descartáveis e embalagens?

Conte copos, potes, sacos, filme, papel alumínio, guardanapos e embalagens de delivery guardados no estoque. Anote por unidade ou por pacote fechado, conforme a planilha pede.

Contou produtos de limpeza e higiene?

Conte detergente, desinfetante, água sanitária, sabão, papel toalha e produtos de limpeza do estoque. Mantenha esses itens separados dos alimentos na contagem e na planilha.

Olhou se sobrou produto fora das categorias?

Olhe nas prateleiras, no chão, nos cantos e no fundo do estoque. Se achar produto que não entrou em nenhuma categoria da planilha, anote o nome e a quantidade. Não deixe nenhum item sem contagem.

Recontou os itens que ficaram duvidosos?

Se a contagem de algum produto ficou confusa, conte de novo sozinho, do zero. Só confirme a quantidade depois de ver o mesmo número duas vezes.

Comparou a contagem com o saldo do sistema?

Linha por linha, coloque a quantidade contada ao lado do saldo do sistema. Marque o que bateu e o que não bateu. Não pule nenhum item com saldo zero no sistema se ele existir na prateleira.

Listou cada diferença encontrada?

Anote o nome do produto, a quantidade do sistema, a quantidade contada e a diferença para mais ou para menos. Sem essa lista, não dá para ajustar o estoque com segurança.

Quantos produtos ficaram com diferença?

Some quantos produtos tiveram quantidade diferente entre a contagem e o sistema. Se o número for zero, a contagem bateu com o sistema.

Checou se a diferença veio de saída sem baixa?

Para cada falta, pergunte se saiu produto para a cozinha, para o salão ou para outro setor sem registrar no sistema. Se achar comprovante ou aviso, anote o motivo na planilha.

Checou se a diferença veio de entrada sem lançamento?

Para cada sobra, confira se entrou mercadoria e não foi lançada no sistema. Olhe a nota ou o canhoto de recebimento e anote se a entrada ficou sem registro.

Checou se a diferença veio de perda ou descarte?

Veja se o produto foi jogado fora por validade, estrago ou acidente e não teve baixa de perda. Se sim, anote a perda com data e motivo, separada do ajuste comum de estoque.

Anotou o motivo de cada diferença?

Em cada linha com diferença, escreva o motivo em poucas palavras: erro de contagem, saída sem baixa, entrada sem lançamento, perda ou produto trocado. Não deixe a diferença sem explicação.

Quais diferenças ainda ficaram sem explicação?

Escreva os produtos que têm diferença sem motivo claro. Se não sobrou nenhum, escreva nenhum. Esses itens precisam ser revisados com o responsável antes do ajuste final.

O saldo do sistema foi ajustado com a contagem?

Depois de listar e explicar as diferenças, ajuste no sistema a quantidade de cada produto para bater com a contagem física. Só ajuste o que foi contado e conferido.

As perdas foram baixadas no sistema?

Lance no sistema o que foi separado como vencido, estragado ou descartado. A perda não pode ficar só no papel; o estoque do sistema tem que cair também.

O novo saldo do sistema bate com a planilha?

Abra de novo o saldo do sistema e confira se cada produto ajustado ficou com a mesma quantidade da contagem física. Se ainda faltar algum ajuste, corrija antes de encerrar.

Guardou a planilha e os papéis da contagem?

Junte a planilha preenchida, a lista de diferenças e os papéis de perda. Guarde no local combinado para quando precisarem conferir.

Avisou o responsável que a conferência terminou?

Informe o responsável pelo estoque que a contagem acabou, que o sistema foi ajustado e se sobrou alguma diferença sem explicação. Só então reabra o estoque para entrada e saída normal.

Liberou de novo a entrada e a saída do estoque?

Avise a cozinha e o recebimento que a contagem terminou e que já podem entrar e sair produtos com registro normal. Retire o aviso de estoque fechado, se houver.