Auditoria de espaços de eventos e conferências do hotel

A montagem da sala confere com o plano do evento?

Compare a sala com o plano: layout, espaço entre mesas e cadeiras e posicionamento de mesa principal ou palco.

Capacidade máxima do espaço de eventos (pessoas)

Confira no plano do salão ou no documento do hotel quantas pessoas cabem com segurança neste espaço.

Os equipamentos de áudio e vídeo do inventário estão no salão?

Confira se microfone, caixa de som, projetor, tela, TV e cabos listados estão presentes e em condições de uso.

Há um coordenador designado e com instruções para o próximo evento?

Confirme se há um coordenador escolhido, se as instruções já foram passadas e se o contato está acessível à equipe.

O espaço de eventos permite várias formas de montagem da sala?

Confirme se o salão aceita montagens diferentes (teatro, escola, em U, banquete) conforme o documento do hotel.

Salas de apoio disponíveis para o evento (unidades)

Conte as salas menores de apoio e confira se estão reservadas, limpas e liberadas para o evento.

Há opções de alimentação documentadas para eventos?

Confirme no cardápio ou material do hotel coffee break, almoço, jantar ou menu especial para eventos.

Há um procedimento escrito de coordenação de eventos?

Verifique se existe passo a passo com instruções, montagem, horários e contatos da equipe.

Há Wi-Fi em todo o espaço de eventos?

Teste a conexão em vários pontos do salão, corredores e salas de apoio.

Vagas de estacionamento do local (unidades)

Confira no documento do hotel ou com a portaria quantas vagas existem para o evento.

O espaço de eventos tem recursos de acessibilidade em uso?

Verifique rampa, elevador, banheiro acessível, vaga reservada e sinalização acessível conforme o local.

Há registro atualizado da manutenção das instalações?

Olhe o registro de manutenção de ar-condicionado, iluminação, portas e demais instalações do espaço.

A sinalização do evento está legível e visível?

Caminhe do saguão até o salão e confira se placas, totens e setas orientam o caminho sem falhas.

Funcionários escalados para o evento (pessoas)

Confirme na escala quantas pessoas trabalham no evento e em quais funções.

Há procedimentos de emergência documentados para o evento?

Confirme rotas de saída, ponto de encontro, extintores, alarmes e quem aciona a emergência.

Há um cronograma do evento com horários e atividades?

Confira o cronograma com horários de chegada, sessões, intervalos, refeições e encerramento.

Os banheiros estão limpos e com material completo?

Inspecione limpeza, cheiro, papel higiênico, sabonete, toalha ou secador e lixeiras.

Equipamentos de áudio e vídeo disponíveis (unidades)

Conte microfones, caixas de som, projetores, telas, monitores e outros equipamentos prontos para uso.

O serviço de alimentação foi servido no horário e na temperatura correta?

Observe pontualidade do serviço, temperatura dos pratos quentes e frios e atendimento durante a refeição.

Há laudo ou registro da última inspeção de segurança contra incêndio?

Confira no laudo ou registro a data e a validade da última inspeção de segurança contra incêndio.