Auditoria de licença médica familiar

Verificações de conformidade com a FMLA

1. A empresa é obrigada a dar a licença médica familiar?

   Confirme se a empresa é obrigada a seguir a lei da licença, como empresa privada com 50 ou mais funcionários em 20 ou mais semanas de trabalho. Registre a quantidade de funcionários e as semanas verificadas.

   ConformeNão conforme

2. O cartaz obrigatório da licença médica familiar está visível?

   Veja se o cartaz geral obrigatório da FMLA está em um lugar fácil de ver. Funcionários e pessoas que procuram vaga devem conseguir ler o aviso.

   ConformeNão conforme

3. As regras da licença médica familiar estão por escrito e foram entregues aos funcionários?

   Confira se a política da FMLA está no manual do funcionário ou é entregue a toda pessoa nova na contratação. O texto deve explicar os direitos e as regras do afastamento.

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4. O período de 12 meses para calcular o afastamento foi definido e informado?

   Confira qual período de 12 meses a empresa usa, como ano-calendário ou ano "móvel". Avise os funcionários de forma clara e use sempre a mesma regra.

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5. O papel de aviso de direitos foi entregue em até cinco dias úteis após o pedido?

   Quando um funcionário pedir afastamento, confira se recebeu o Aviso de Elegibilidade e Direitos e Responsabilidades, Form WH-381, em até cinco dias úteis. Guarde a prova da entrega.

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6. O funcionário tem direito a receber a licença?

   Confirme se a pessoa trabalhou na empresa por 12 meses e fez 1.250 horas no ano anterior. Use os registros de contratação e de horas trabalhadas.

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7. O local de trabalho tem 50 funcionários em até 75 milhas?

   Verifique se o funcionário trabalha em um local onde a empresa tem pelo menos 50 funcionários dentro de 75 milhas. Conte os funcionários dos locais próximos e registre o resultado.

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8. Foi pedido e recebido o atestado médico para problema grave de saúde?

   Se o afastamento for por condição grave de saúde, confira se foi pedida e recebida a certificação médica correta: Form WH-380-E ou WH-380-F. Guarde o documento em arquivo confidencial.

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9. O funcionário recebeu pelo menos 15 dias corridos para devolver o atestado médico?

   Confira a data em que o atestado médico foi pedido e o prazo final dado ao funcionário. Ele deve ter pelo menos 15 dias corridos para entregar o documento.

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10. O papel de aprovação da licença foi entregue em até cinco dias úteis após ter todas as informações?

    Quando houver informação suficiente para decidir que o afastamento se enquadra na FMLA, entregue o Aviso de Designação, Form WH-382, em até cinco dias úteis. Guarde a data e a prova da entrega.

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11. O uso da licença médica familiar tem horas e datas registradas?

    Registre cada hora usada na FMLA, incluindo saídas parciais e jornada reduzida. Confira se as horas e as datas do registro são iguais às do pedido aprovado.

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12. O plano de saúde em grupo continua durante o afastamento?

    Confira se os benefícios do seguro-saúde em grupo continuam nas mesmas condições de quando o funcionário estava trabalhando. Verifique pagamentos, cobertura e comunicação com a operadora.

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13. O funcionário foi avisado sobre o pagamento das mensalidades do plano de saúde durante o afastamento sem salário?

    Veja se o funcionário recebeu o aviso de que precisa pagar as mensalidades do plano de saúde durante o afastamento sem salário. Informe o valor, o dia do vencimento e como pagar.

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14. Ao voltar, o funcionário retorna ao mesmo cargo ou a um cargo equivalente?

    Confira se a pessoa voltou ao cargo original ou a um cargo equivalente. O novo cargo deve ter pagamento e benefícios equivalentes.

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15. Foi apresentado o atestado para voltar ao trabalho, se a regra exigir?

    Se a regra da empresa exigir, confira se o funcionário entregou o atestado médico antes de voltar. O papel deve mostrar que ele já pode trabalhar.

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16. Os documentos da licença médica familiar ficam em arquivos separados e seguros?

    Guarde todos os documentos da FMLA, inclusive certificações médicas, em arquivo confidencial separado do arquivo geral de pessoal. Limite o acesso apenas a quem precisa ver esses dados.

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17. Os registros da licença médica familiar são guardados por pelo menos três anos?

    Confira se os registros da FMLA são mantidos por pelo menos três anos, como manda a lei. Inclua formulários, avisos, datas, horas e comprovantes de pagamento.

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18. A empresa evita punir ou tratar mal quem usa a licença médica familiar?

    Verifique se ninguém é punido, ameaçado, maltratado ou perde oportunidades por usar seus direitos da FMLA. Analise reclamações, decisões de gestão e mudanças de cargo.

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