Preparação para inspeção de saúde e segurança no trabalho

O cartaz oficial do órgão de segurança do trabalho (OSHA) está colado no local onde os avisos aos funcionários são colocados?

Vá até o quadro de avisos ou o local onde os funcionários veem comunicados e confira se o cartaz oficial da OSHA está visível e legível.

A alta direção se comprometeu com a segurança no trabalho e a declaração de compromisso está exposta?

Verifique se existe um texto escrito da direção apoiando a segurança e se esse documento está exposto em local visível aos funcionários.

A auditoria de segurança e a avaliação de riscos do local foram feitas e os perigos encontrados foram corrigidos?

Confira se houve inspeção interna ou externa para achar riscos e se cada perigo encontrado tem correção registrada e concluída.

Foi escolhido um responsável para cuidar da segurança e saúde e para conversar com os funcionários, com a fiscalização (OSHA) e outras pessoas sobre o assunto?

Confirme o nome da pessoa responsável. Verifique se ela cuida do cumprimento das regras de segurança e é o contato com a OSHA e com os funcionários.

As regras de segurança estão definidas e os equipamentos de proteção individual (EPIs) foram avaliados?

Confira se as regras de segurança estão escritas e se há registro da avaliação dos EPIs necessários para cada tarefa ou área.

Os gerentes indicados foram treinados para lidar com a fiscalização do trabalho (OSHA) e com visitas de polícia, bombeiros, fiscal de prédio e outros fiscais de segurança?

Pergunte quem foi treinado e confirme o registro do treino. Verifique se o treino ensina como receber e acompanhar fiscais e autoridades.

A empresa já definiu a regra de exigir um mandado judicial dos fiscais (OSHA) antes de deixar que eles façam a inspeção?

Leia a política da empresa sobre mandado. Saiba se a empresa exige mandado e quem decide aplicar essa regra na chegada do fiscal.

Os funcionários participam da gestão de segurança e saúde por meio de reuniões, comissões ou canais de comunicação definidos?

Verifique se há reuniões, comissões ou canais para o trabalhador falar de riscos e sugestões de segurança, com registro de participação.

Na reunião de encerramento, a equipe ouve a proposta do fiscal e registra as primeiras conclusões sem discutir na hora?

Durante a reunião final, ouça com atenção. Anote o que for dito e evite discutir ou contestar as conclusões iniciais no momento.

O fiscal é lembrado do alcance da inspeção definido na reunião de abertura?

Na reunião final, recorde o que foi combinado no início: o que seria vistoriado e os limites da visita.

Se o advogado da empresa orientar, foram entregues os documentos que ajudam a empresa?

Só entregue documentos se o advogado da empresa deixar. Entregue papéis que reforcem a defesa ou o cumprimento das regras.

Na reunião de encerramento, a empresa pega com o fiscal (OSHA) o comprovante de que ele recebeu os documentos entregues?

Ao entregar papéis, peça um recibo ou confirmação por escrito de que o fiscal recebeu cada documento.

São feitas anotações dos perigos apontados, das áreas com problema, das normas citadas e das correções sugeridas pelo fiscal?

Anote tudo o que o fiscal apontar: local, problema, regra mencionada e correção sugerida.

O fiscal (OSHA) recebe o nome, cargo, endereço completo e telefones da pessoa que deve receber as cartas e documentos enviados pelo órgão?

Entregue por escrito os dados de contato da pessoa certa na empresa. Confirme se o fiscal anotou ou levou a ficha de contato.

Ao chegar, os fiscais (OSHA) são levados até o responsável de segurança indicado pela empresa?

Na portaria ou recepção, oriente a equipe a chamar o responsável de segurança e acompanhar os fiscais até ele.

Antes da reunião de abertura, a conversa com os fiscais (OSHA) fica limitada apenas ao gerente do local ou ao responsável de segurança?

Só o gerente do local e o responsável de segurança devem falar com o fiscal antes da reunião de abertura.

É pedido ao fiscal de segurança que mostre credencial e dados de contato para confirmar que a inspeção é oficial?

Peça a credencial oficial e anote nome, órgão e forma de contato. Confirme que a visita é oficial antes de seguir.

O motivo, o alcance e as circunstâncias da visita foram definidos com o fiscal e, em caso de denúncia, foi pedida cópia da denúncia e tentou-se limitar a inspeção às áreas citadas?

Pergunte o porquê da visita e o que será vistoriado. Se for denúncia, peça cópia e tente manter a vistoria nas áreas citadas.

Foi verificado se o fiscal tem mandado para inspecionar e, se tiver, qual é o alcance desse mandado?

Pergunte se há mandado. Se houver, leia ou peça cópia e anote o que o mandado autoriza.

O advogado da empresa que cuida dos assuntos de fiscalização (OSHA) foi avisado?

Ligue ou avise de imediato o advogado da empresa que cuida de OSHA. Anote data e hora do aviso.

O representante dos funcionários (se houver) foi avisado da presença dos fiscais (OSHA)?

Se a empresa tiver representante dos funcionários, avise que a OSHA está no local e registre o aviso.

Foi feita a reunião de abertura com o fiscal para combinar como será a vistoria?

Na primeira reunião, combine com o fiscal por onde ele vai passar, quem acompanha e o que será vistoriado.

Antes de entrar em áreas restritas, o fiscal (OSHA) recebe orientação de segurança e saúde, usa os EPIs necessários e segue as regras da empresa?

Antes de liberar área restrita, explique os riscos e as regras. Entregue e confira o uso dos EPIs exigidos.

Um responsável de segurança ou gerente fica com cada fiscal (OSHA) o tempo todo, exceto nas entrevistas com funcionários?

Acompanhe o fiscal em todo o percurso. Só se afaste nas entrevistas confidenciais com funcionários.

Durante a inspeção, são feitas anotações de datas, áreas vistoriadas, assuntos tratados e funcionários entrevistados?

Anote no momento: data, locais visitados, o que foi falado e quem foi entrevistado.

Se o fiscal sair das áreas da denúncia, o responsável de segurança pergunta o motivo da mudança?

Se a visita for por denúncia e o fiscal for a outro lugar, pergunte por que a área mudou e anote a resposta.

A empresa tirou fotos das áreas que o fiscal da OSHA inspecionou, quando o fiscal permitiu?

Peça autorização ao fiscal antes de fotografar. Tire pelo menos 1 foto de cada área vistoriada, se permitido.

A empresa registra com foto ou vídeo os mesmos itens que o fiscal fotografou ou filmou, quando o fiscal permitir?

Sempre que o fiscal fotografar ou filmar, faça o mesmo do seu lado, se ele permitir, e guarde os arquivos com data e local.

O responsável corrige na hora os problemas que o fiscal achar, sem assumir a culpa ou aceitar multas?

Se der para arrumar o problema na hora, arrume. Mas não diga que a empresa admite culpa nem aceite multa no local.

Gestores e supervisores só dão informação ao fiscal com aprovação do responsável de segurança ou do advogado da empresa, e esse responsável ou o advogado está presente em todas as entrevistas de gestores e supervisores?

Só fale com o fiscal com autorização. Em entrevista de gerente ou supervisor, o responsável de segurança ou o advogado deve estar presente.

Todas as regras de trabalho e de segurança valem também para o fiscal e para a equipe da vistoria durante a inspeção?

Exija que o fiscal e quem o acompanha usem EPI e sigam as mesmas regras da empresa na área visitada.

Pede-se ao fiscal que faça por escrito todos os pedidos de informações e documentos da empresa?

Se o fiscal pedir papéis ou dados, peça que o pedido venha por escrito antes de reunir ou entregar qualquer documento.

O advogado da empresa (OSHA) analisa todos os pedidos e todos os documentos e informações antes de serem entregues ao fiscal?

Não entregue nada sem a revisão do advogado da empresa. Espere a liberação por escrito ou verbal registrada.

Todas as amostras e medições do fiscal são registradas, a empresa pede cópia dos resultados, fotos e vídeos, e pede medição lado a lado no mesmo horário?

Anote cada amostra ou medição (ar, ruído etc.). Peça cópias dos resultados e solicite que a medição seja feita no horário em que a empresa também possa medir, lado a lado.

Foram pedidas cópias de todos os relatórios de amostras e medições da fiscalização (OSHA) feitos pelo fiscal?

No fim da coleta ou da visita, peça por escrito as cópias dos relatórios de amostras e medições.

Todos os relatórios de amostras e medições da fiscalização (OSHA) já foram recebidos?

Confira se a empresa já tem todos os relatórios de amostra e medição. Registre o que ainda falta e a data do pedido.

Todas as áreas apontadas pelo fiscal foram revisadas e tiveram uma ação registrada?

Volte a cada área apontada. Registre a ação feita, a data e a pessoa responsável.

O advogado da empresa (OSHA) recebeu cópias de todos os documentos, anotações, fotos e vídeos feitos na inspeção?

Reúna notas, fotos, vídeos e papéis da inspeção e envie ao advogado. Confirme o recebimento.

Foi feito pedido por escrito ao órgão de fiscalização (OSHA) para manter em segredo as informações confidenciais da empresa?

Envie carta ou e-mail formal pedindo sigilo sobre segredos de negócio e dados confidenciais entregues na inspeção.

Se a empresa receber multas ou avisos de infração, os prazos de aviso, resposta e defesa foram cumpridos conforme a orientação do advogado?

Se chegar multa ou aviso de infração: afixe o aviso no quadro de avisos quando exigido, avise o advogado na hora e cumpra os prazos de resposta e defesa.