Auditoria da pasta de pessoal

Há ficha de inscrição preenchida ou currículo arquivado.

Abra a pasta e veja se existe a candidatura completa ou o currículo. Confira se o nome do funcionário e a data batem com a contratação.

Há carta de oferta assinada, com cargo, data de início e salário.

Procure a carta de oferta com assinatura do funcionário (ou da empresa, se for o caso). Confira se constam cargo, data de início e valor da remuneração.

Há descrição de cargo atual, com as tarefas reais do funcionário.

Compare a descrição de cargo com o que a pessoa faz hoje. Se as tarefas mudaram, a descrição precisa estar atualizada na pasta.

Há contrato de trabalho assinado ou termo de vínculo sem prazo fixo arquivado.

Verifique se existe contrato assinado ou o aviso de emprego sem prazo fixo com assinatura. O documento deve estar completo e legível.

Resultados da checagem de antecedentes pré-admissão estão documentados e guardados.

Procure o relatório ou o resumo da verificação de antecedentes. Confira se a data é anterior ou próxima à admissão e se o arquivo está completo.

Resultados de teste de drogas (quando se aplica) estão na pasta e dentro da política.

Se a empresa exige teste de drogas, veja o resultado e a data. Confirme se o teste foi feito no prazo e na forma exigidos pela política da empresa.

Há documentação das referências profissionais.

Procure anotações, e-mails ou formulários das referências checadas. Deve dar para ver quem foi contatado e o que foi verificado.

Há prova de escolaridade e credenciais quando o cargo exige.

Se o cargo pede diploma, licença ou certificado, confira se a verificação está na pasta. Veja diploma, carteira profissional ou confirmação da escola/órgão.

Há acordo de confidencialidade ou de não concorrência assinado, quando se aplica.

Quando a função exige, procure o termo de sigilo (NDA), confidencialidade ou não concorrência com assinatura. Confira se a data e o nome estão corretos.

Os contatos de emergência do funcionário estão atualizados.

Veja nome, telefone e parentesco do contato de emergência. Se o número não funciona ou a data é antiga, peça atualização e registre a nova versão.

A última avaliação de desempenho assinada está na pasta.

Procure a avaliação mais recente com assinatura do funcionário e do gestor. Confira se a data e o período avaliados estão claros.

Todas as avaliações anteriores estão guardadas em ordem de data.

Liste as avaliações da mais antiga para a mais nova. Nenhuma avaliação antiga deve faltar nem estar fora de ordem.

Promoções, mudança de cargo e reajustes de salário estão documentados com data de início.

Procure cartas, memorandos ou formulários de alteração. Em cada mudança, confira o que mudou e a data em que passou a valer.

Todas as licenças estão registradas: tipo, datas e confirmação de volta ao trabalho.

Veja cada afastamento: se foi médico, pessoal ou outro, de quando a quando, e se há aviso de retorno. As datas devem estar completas.

Há registros de treinamentos e certificações concluídos, com datas.

Confira listas de presença, certificados ou sistema de treinamento. Cada curso deve ter nome e data de conclusão.

Há assinatura de recebimento do manual do funcionário ou de atualizações de política.

Procure o termo assinado em que o funcionário confirma que recebeu o manual ou a nova regra. A data da assinatura deve estar legível.

Há na pasta todas as advertências escritas, planos de melhoria e avisos disciplinares.

Reúna as advertências, planos de melhoria de desempenho e avisos formais. Confira se cada um tem data, motivo e o que foi pedido de correção.

Os registros disciplinares têm assinatura do funcionário ou anotação se ele se recusou a assinar.

Em cada documento disciplinar, veja a assinatura do funcionário. Se ele se recusou, deve haver nota escrita explicando a recusa, com data.

Há documentação de transferência ou realocação de função, quando se aplica.

Se o funcionário mudou de área, turno ou local, procure o documento da transferência. Confira cargo novo, data e quem autorizou.

Há o formulário de autorização de trabalho preenchido para este funcionário.

Abra a pasta de I-9 e confirme que existe o formulário I-9 preenchido com o nome deste funcionário. Não deixe o I-9 só na pasta principal.

A Seção 1 foi preenchida pelo funcionário no primeiro dia de trabalho ou antes.

Olhe a Seção 1: deve estar preenchida e assinada pelo funcionário. A data não pode ser depois do primeiro dia de trabalho.

A Seção 2 foi preenchida pelo empregador em até três dias úteis após o início.

Na Seção 2, confira a data de início e a data de conclusão pelo empregador. Deve estar dentro de três dias úteis a partir da data de início do trabalho.

Os documentos de identidade e de autorização de trabalho foram vistos de perto e anotados.

Na Seção 2, confira se o tipo, o número e a validade dos documentos foram registrados. O empregador deve ter examinado os originais (ou o processo aceito pela regra).

A revalidação (Seção 3) foi feita para quem tem autorização de trabalho temporária.

Se a autorização tem prazo, veja se a Seção 3 foi preenchida a tempo. Confira a nova data de validade e a assinatura do empregador.

As datas de vencimento da autorização de trabalho são acompanhadas para que o aviso seja feito a tempo.

Veja se existe controle (planilha, sistema ou alerta) com a data de vencimento. O aviso deve permitir refazer a verificação antes de vencer.

O formulário de autorização de trabalho fica separado da pasta principal, em pasta ou arquivo próprio.

Confirme que o I-9 não está misturado com avaliações, salários ou outros papéis da pasta principal. Deve estar em pasta, fichário ou local dedicado a I-9.

O prazo de guarda do formulário de autorização de trabalho foi calculado (3 anos da admissão ou 1 ano após a demissão, o que for mais tarde).

Anote a data de admissão e, se houver, a de saída. Guarde o formulário por 3 anos a partir da contratação ou 1 ano após a demissão (o que vencer por último), e registre essa data de fim de guarda.

Há o formulário de impostos completo e assinado (e o formulário do estado, se existir).

Procure o Form W-4 assinado. Se o estado exige formulário próprio de imposto retido, ele também deve estar na pasta.

O formulário de impostos mostra as opções atuais de desconto; mudanças são arquivadas logo.

Compare o W-4 com o que o sistema de folha usa hoje. Se o funcionário mudou dependentes ou retenção, a versão nova deve estar arquivada com data.

O histórico de salário, com todas as mudanças e datas de início, está documentado.

Veja a lista de valores pagos e cada reajuste. Em cada mudança, confira o valor antigo, o novo e a data em que passou a valer.

Ordens de penhora e autorizações de desconto em folha estão arquivadas, quando se aplicam.

Se há penhora judicial de salário ou desconto autorizado, o documento de origem deve estar na pasta. Confira valor, data e quem determinou o desconto.

Os registros de ponto (cartão, escala ou registro de exceções) são guardados conforme a lei de horas de trabalho.

Confira cartões de ponto, escalas ou registros de horas extras e faltas. Eles devem estar legíveis e guardados pelo tempo exigido pela FLSA.

A folha fica guardada no mínimo 3 anos; registros de apoio de salário, no mínimo 2 anos.

Verifique a política de guarda: registros de folha de pagamento por no mínimo três anos e comprovantes de salário por dois anos. Confirme se as pastas antigas ainda existem nesse prazo.

Registros médicos (exames de aptidão e adaptações no trabalho) ficam fora da pasta principal.

Procure atestados, exames de aptidão e pedidos de adaptação no trabalho em pasta médica separada. Eles não devem estar juntos com avaliação ou contrato na pasta principal.

Formulários de inscrição em benefícios e indicação de beneficiários estão na pasta e atualizados.

Veja se há inscrição de plano de saúde, vida ou outros benefícios e quem é o beneficiário. Confira se os nomes e as datas estão atuais.

Avisos de licença médica familiar, elegibilidade e atestados médicos são guardados por no mínimo três anos.

Se houve licença médica familiar (FMLA), confira avisos de designação, elegibilidade e certificados médicos. O prazo de guarda é de pelo menos três anos.

Pedidos de adaptação para pessoas com deficiência e documentos de apoio ficam separados, com acesso restrito.

Guarde pedidos de adaptação para pessoas com deficiência (ADA) e laudos em local restrito, fora da pasta principal. Só pessoas autorizadas devem ter acesso.

Registros de acidentes de trabalho (seguro de acidente) ficam separados, conforme a lei estadual.

Procure a pasta de seguro de acidente de trabalho (workers' compensation) à parte. Confira se o caso, as datas e os documentos do pedido estão completos e conforme a lei do estado.

As regras de sigilo de saúde e de quem pode ver o prontuário médico estão sendo cumpridas.

Confirme se dados de saúde não ficam em pasta aberta ou compartilhada. Veja se só quem tem permissão acessa e se o acesso está controlado (HIPAA).

Dados de igualdade de oportunidade (raça, gênero, etnia) são coletados e guardados separados da pasta de contratação.

Confirme que o formulário EEO não fica junto da candidatura ou da pasta de admissão. Deve haver local ou sistema separado para esses dados.

Registros de igualdade de oportunidade não estão anexados nem visíveis na pasta principal.

Abra a pasta principal e verifique se não há papel ou tela com raça, gênero ou etnia. Se achar, remova e coloque no arquivo EEO separado.

Planos de ação afirmativa e relatórios de igualdade de oportunidade são guardados pelo prazo exigido.

Procure o plano de ação afirmativa e a documentação de igualdade de oportunidade (EEO-1). Confira se o tempo de guarda segue a lei ou a regra da empresa.

Só pessoas autorizadas acessam os registros de igualdade de oportunidade.

Pergunte quem tem senha ou chave do arquivo EEO. Confirme se o acesso está limitado a RH ou funções autorizadas e se há controle de permissão.

Há carta de demissão ou aviso de desligamento, com motivo claro da saída.

Procure a carta de pedido de demissão ou o aviso de rescisão. O documento deve dizer a data e o motivo da separação de forma clara.

A documentação da entrevista de saída está guardada.

Se a empresa faz entrevista de desligamento (exit interview), confira se o formulário ou as anotações estão na pasta. Veja data e se o funcionário participou.

Há registro do último pagamento, inclusive de férias/banco de horas devidos, quando a lei exige.

Confira o comprovante do último pagamento e se as férias acumuladas foram pagas quando obrigatório. Valores e datas devem estar documentados.

Há documentação do aviso de continuação do plano de saúde, quando se aplica.

Se o funcionário tinha plano de saúde e se aplica COBRA, procure a notificação enviada. Confira data do envio e se a cópia está arquivada.

O prazo de guarda de cada parte da pasta foi calculado e documentado.

Para I-9, folha, médico e pasta geral, anote até quando cada bloco deve ser guardado. A data de fim de retenção deve estar escrita em planilha ou capa da pasta.

Pastas de desligados são guardadas no mínimo sete anos (ou mais se a lei estadual ou bloqueio judicial exigir).

Confirme a data de saída e some no mínimo sete anos. Se a lei do estado ou um bloqueio por processo judicial pedir mais tempo, use o prazo maior e registre isso.

Arquivos com bloqueio de processo judicial atual ou previsto estão marcados e não podem ser destruídos.

Veja se a pasta tem etiqueta ou marca de bloqueio judicial. Esses arquivos não entram na lista de destruição enquanto o bloqueio estiver ativo.

Existe calendário de destruição para arquivos que já passaram do prazo de guarda.

Confira se há calendário de destruição com datas e tipos de documento. Só destrua o que já passou do prazo de guarda e não tem bloqueio judicial.

Pastas físicas ficam em armário trancado, em área segura.

Veja se o arquivo de papel está em gaveta ou armário com chave. A sala não deve ficar aberta a qualquer pessoa.

Só RH e quem tem necessidade documentada acessam as pastas de pessoal.

Pergunte quem tem chave ou permissão. Gestores e terceiros só devem acessar com necessidade clara e autorização registrada.

Há registro de quem acessou pastas fora do uso rotineiro do RH.

Procure um log com data, nome de quem abriu e motivo. Acessos especiais (auditoria, advogado, gestor) devem aparecer nesse registro.

Registros digitais ficam em sistema seguro com senha e acesso por função (perfil).

Confirme se o sistema de RH usa criptografia e se cada pessoa só vê o que o cargo dela permite. Pastas soltas em rede aberta não servem.

É obrigatório usar dupla confirmação de segurança para acessar o sistema digital de RH.

Teste ou pergunte se o login pede senha e um segundo código (aplicativo, SMS ou token). A autenticação de dois fatores deve estar ligada para o sistema de registros.

Nenhum dado sensível (como número de documento, saúde ou igualdade de oportunidade) fica em pasta compartilhada ou sem proteção.

Busque planilhas ou pastas compartilhadas com número de documento (SSN), dados médicos ou de igualdade de oportunidade. Esses dados devem sair de locais sem segurança e ir para um sistema de controle.

O direito do funcionário de ver a própria pasta está documentado e há processo para atender pedidos.

Confira se a política diz que o funcionário pode inspecionar a própria pasta e como pedir. Deve haver prazo e responsável para responder o pedido.