Procedimentos de operação e segurança

Cada procedimento tem título claro?

Leia o título e veja se ele diz, de forma simples, sobre o que é o procedimento. O título deve ajudar a encontrar o documento certo.

O procedimento explica seu objetivo?

Veja se o documento diz por que ele existe e o que precisa ser feito. A explicação deve ser curta e fácil de entender.

As versões e revisões estão registradas?

Procure o número da versão, a data e o que foi mudado. Isso ajuda a saber se você está usando o documento mais novo.

Todos os procedimentos têm o mesmo formato?

Compare alguns documentos. Eles devem usar uma organização parecida, como títulos, passos e datas no mesmo lugar.

O procedimento diz onde e para quem vale?

Veja se o documento explica em quais áreas, tarefas ou pessoas ele deve ser usado. Assim, ninguém aplica a regra no lugar errado.

Os passos estão detalhados e na ordem certa?

Leia os passos do começo ao fim. Eles devem mostrar o que fazer, um passo de cada vez, sem pular partes importantes.

Cada passo diz quem é responsável?

Confira se está claro quem faz cada parte da tarefa. A pessoa responsável deve ser fácil de identificar.

Há documentos de apoio importantes?

Procure links, formulários, normas ou outros documentos usados na tarefa. Eles devem estar disponíveis e corretos.

O procedimento segue as regras exigidas?

Compare o documento com as leis, normas e regras que valem para a atividade. Veja se nenhum requisito importante foi esquecido.

As informações estão corretas e atualizadas?

Confira datas, nomes, contatos, passos e dados do documento. Corrija informações velhas ou que não combinam mais com o trabalho atual.

O procedimento segue orientações escritas da FDA, OSHA, HACCP ou ADA, quando elas se aplicam?

Confira se cada passo cita ou segue uma orientação oficial aplicável. Veja se há ação clara para risco de alimento, segurança no trabalho, acesso ou saúde.

O procedimento foi revisado e aprovado por pessoa autorizada?

Procure o nome, a assinatura ou o registro de aprovação. A aprovação deve ser feita por alguém que tenha autorização para isso.

As pessoas certas conseguem acessar os procedimentos?

Peça para uma pessoa que usa o procedimento encontrá-lo. Ele deve estar em local fácil de acessar, em papel ou meio digital.

O procedimento informa o treinamento necessário?

Veja se o documento diz qual treinamento a pessoa precisa fazer antes de executar a tarefa. Também deve indicar quando o treinamento é necessário.

Há registro das pessoas treinadas?

Procure listas, certificados ou formulários de treinamento. Confira se mostram quem foi treinado e em qual data.

Existe um processo definido para revisar ou atualizar procedimentos?

Confira se há regras dizendo como pedir, analisar, aprovar e publicar uma mudança. O processo deve ser claro para todos.

As mudanças e o histórico de revisões estão registrados?

Procure uma lista com as mudanças feitas, datas e versões. Ela deve mostrar claramente o que mudou em cada revisão.

As mudanças são avisadas às pessoas envolvidas?

Veja se as pessoas que usam o procedimento receberam o aviso da mudança. Confirme por e-mail, reunião, treinamento ou outro registro.

Existem medidas para saber se o procedimento funciona?

Procure medidas claras, como erros, tempo gasto ou quantidade de retrabalho. Veja se elas são acompanhadas regularmente.

Existe uma forma de receber opiniões sobre os procedimentos?

Confira se as pessoas podem dar sugestões ou avisar sobre problemas. Pode ser por formulário, reunião ou canal de comunicação.

Há previsão para melhorar os procedimentos sempre que preciso?

Veja se as opiniões, problemas e resultados são usados para fazer melhorias. O procedimento deve poder ser ajustado quando necessário.

Os procedimentos são revisados de tempos em tempos?

Confira as datas das últimas revisões. Veja se o documento ainda serve para o trabalho atual e se as informações continuam corretas.

Os procedimentos seguem as regras da inspeção interna?

Compare os procedimentos com as regras da inspeção interna. Marque qualquer ponto que não foi feito.

Os problemas encontrados na inspeção são corrigidos?

Procure o que foi feito para resolver cada problema encontrado. Confira se a correção foi feita e anotada.