Sistema de segurança e qualidade dos alimentos

Os procedimentos, métodos de trabalho e práticas do local estão reunidos em um manual de qualidade impresso ou eletrônico?

Peça o manual de qualidade e confira se nele estão os procedimentos e as formas de trabalhar do dia a dia. Pode ser em papel ou no computador.

O manual de segurança e qualidade está em uso e disponível para as pessoas que precisam dele?

Verifique se o manual (ou as partes importantes) está fácil de achar para quem trabalha com o tema. Confirme se as regras do manual são de fato seguidas no dia a dia.

Os procedimentos e as instruções de trabalho estão claros, legíveis, no idioma certo e com detalhe suficiente para serem seguidos?

Leia algumas instruções e veja se dá para entender sem dúvida. Se houver dificuldade de leitura ou outro idioma, confira se há fotos, desenhos ou figuras que ajudem.

Existe um procedimento para controlar os documentos do sistema de segurança e qualidade?

Confira se há lista dos documentos controlados com a versão mais recente, quem autoriza, o motivo das mudanças e como trocar o documento antigo. Se for eletrônico, veja se tem acesso protegido e cópia de segurança (backup).

Os registros estão legíveis, em bom estado, fáceis de recuperar e com alterações autorizadas e justificadas?

Abra registros antigos e novos: leia se dá para entender e se não estão danificados. Se houver rasura ou mudança, veja se foi autorizada e se o motivo ficou escrito. Em meio digital, confira proteção e backup.

Os registros são guardados pelo tempo definido, no mínimo pela validade do produto mais 12 meses?

Peça a regra de guarda e confira se considera lei, cliente e validade do produto (incluindo se o consumidor pode congelar e alongar o uso). No mínimo, validade do produto + 12 meses.

Existe um programa de auditorias internas planejado, com pelo menos 4 datas no ano e cobrindo todo o sistema ao menos uma vez por ano?

Peça o programa e confira: no mínimo 4 datas espalhadas no ano; se cobre o plano de segurança de alimentos, as regras básicas de higiene, a proteção contra sabotagem, a prevenção de fraudes e as regras de qualidade. Cada inspeção deve ter o que será avaliado bem definido.

As auditorias internas são feitas por auditores treinados, capazes e independentes (não auditam o próprio trabalho)?

Confira o treinamento e a competência dos auditores. Garanta que a pessoa não audita a própria área ou o trabalho que ela mesma faz.

O programa de auditoria interna é cumprido, com relatórios, ações e resumo na reunião da direção?

Veja se as auditorias do plano realmente aconteceram. O relatório deve mostrar o que está certo e o que está errado, com provas; as ações e prazos devem ser combinados e conferidos; o resumo deve ir para a reunião da diretoria. Trate os problemas encontrados conforme as regras de correção.

Há um programa separado de inspeções da fábrica e dos equipamentos (higiene e estrutura), no mínimo 1 vez por mês em áreas de produto aberto?

Peça as inspeções de limpeza/ordem e de estrutura (portas, paredes, equipamentos). Em áreas de produto aberto, a frequência não pode ser menor que 1 vez por mês. Confira os relatórios, ações, prazos e resumo na reunião da direção.

Quando parte do processo é feita fora e o produto volta, isso foi informado ao cliente e, se preciso, aprovado por ele?

Identifique etapas intermediárias feitas fora do local. Peça a prova de que o cliente foi avisado e, quando exigido, deu aprovação.

As empresas terceirizadas que preparam o produto são aprovadas e acompanhadas com base no risco (usando certificados de qualidade, auditorias ou ambos)?

Confira a aprovação e o acompanhamento: certificação BRCGS ou padrão GFSI válida na data da checagem e no escopo do produto fabricado, e/ou auditoria com registros de segurança do alimento, rastreabilidade ponta a ponta, plano HACCP, defesa alimentar, autenticidade e higiene (limpeza das áreas, lavagem de mãos, controle de pragas e uniforme limpo). Se a auditoria for de terceiros, confira registro de qualificação do auditor, escopo escrito e o relatório completo. Deve haver revisão de desempenho com registros datados e assinados.

Os riscos do trabalho feito fora (como produção ou estoque) entram no plano de segurança de alimentos do local?

Abra o plano de segurança de alimentos (HACCP) e confira se os riscos de segurança, autenticidade e legalidade dos processos feitos fora estão incluídos.

Os requisitos do processo terceirizado estão acordados e escritos em uma especificação de serviço, incluindo o manuseio do produto?

Peça a especificação de serviço (como a do produto acabado) e veja se descreve o que o terceirizado deve fazer e como manusear o produto.

O processamento terceirizado segue contratos claros e mantém a rastreabilidade do produto?

Leia o contrato e confira se as exigências de processamento estão claras. Faça um teste simples de rastreio do lote que passou pelo terceirizado.

Há inspeção e testes (visual, químico e/ou microbiológico) para produtos com etapa terceirizada, conforme o risco?

Peça o procedimento de inspeção/teste desses produtos. Confira se a frequência e o método seguem a avaliação de risco e se há registros dos testes.

Foi feita avaliação de risco documentada de cada matéria-prima ou grupo (incluindo embalagem primária), atualizada no mínimo a cada 3 anos?

Peça a avaliação de risco e confira alérgenos, corpos estranhos, contaminação microbiana e química, mistura de variedade/espécie, fraude, exigências legais/do cliente e impacto na qualidade. Atualize se mudar matéria-prima, processo ou fornecedor, se surgir risco novo, após recall/retirada ou no mínimo a cada 3 anos.

Existe procedimento documentado de aprovação de fornecedores de matéria-prima e embalagem primária, baseado em risco?

Confira se a aprovação usa certificação BRCGS/GFSI válida na data da checagem e no escopo do material, auditoria com registros de segurança do alimento, rastreabilidade, plano HACCP, defesa alimentar, autenticidade e higiene (limpeza das áreas, lavagem de mãos, controle de pragas e uniforme limpo) e/ou, só se baixo risco com justificativa escrita, questionário revisado por pessoa com treinamento registrado no tema. Se a auditoria for de terceiros, confira registro de qualificação do auditor, escopo escrito e relatório completo.

Há revisão contínua do desempenho dos fornecedores, com questionários reemitidos no mínimo a cada 3 anos quando essa for a base da aprovação?

Peça o processo de revisão de desempenho e os registros. Se a aprovação for por questionário, confira reemissão a cada 3 anos e se o fornecedor avisa mudanças importantes, inclusive de certificação.

Existe lista ou base de dados atualizada de fornecedores aprovados, disponível para quem precisa (ex.: recebimento)?

Peça a lista (papel ou sistema) e confira se está atualizada. No recebimento, a equipe deve conseguir consultar quem está aprovado.

Quando a compra é por agente, corretor ou atacadista, o local conhece o último fabricante, embalador ou ponto de consolidação?

Para compras que não vêm direto do fabricante ou embalador, confira se sabemos quem eles são e se temos os dados para aprová-los, a menos que o intermediário já tenha um certificado de qualidade reconhecido.

Os fornecedores têm sistema de rastreabilidade eficaz, com verificação no primeiro aceite e no mínimo a cada 3 anos se a aprovação for só por questionário?

Confira a rastreabilidade do fornecedor. Se a aprovação for por questionário (sem certificação/auditoria), faça teste de rastreio no 1º aceite e depois a cada 3 anos; se for agente/corretor, o teste deve ir ao último fabricante/embalador/consolidador. De fazenda/aquicultura direta, a verificação extra não é obrigatória.

Há ações definidas para exceções na aprovação de fornecedor ou quando faltam informações (como produtos sem marca comprados em grande quantidade), com testes do produto e aviso ao cliente de marca própria?

Veja o procedimento para exceções (ex.: fornecedor imposto pelo cliente) ou falta de dados. Confirme o uso de testes de qualidade e segurança e, em produto de marca do cliente, se o cliente foi informado.

Existe procedimento de aprovação e monitoramento de fornecedores de serviços, com contratos que tratem os riscos à segurança dos alimentos?

Confira serviços como pragas, lavanderia, limpeza, manutenção, transporte, estoque externo, laboratório, refeitório, lixo e treinamentos. A aprovação deve considerar o risco ao produto, as leis e a segurança contra sabotagem, com contrato claro.

Há processo documentado de revisão contínua do desempenho dos fornecedores de serviços, com registros?

Peça o processo de revisão, os critérios de desempenho e os registros. Confirme se o processo é realmente usado no dia a dia.

Há procedimento de aceite na chegada, baseado na avaliação de risco, com critérios e frequência de teste definidos?

No recebimento, confira se a liberação usa amostragem/teste, inspeção visual, certificado de análise do lote e/ou certificado de conformidade. Deve existir lista do que cada material exige e a frequência definida, aplicada e revisada.

Mudanças aprovadas em matéria-prima ou embalagem são comunicadas ao recebimento e só a versão correta é aceita?

Exemplo: rótulo ou embalagem impressa alterada - confira se o recebimento sabe da mudança e se só a versão certa entra na produção.

As especificações de matéria-prima e embalagem primária estão corretas e com limites que impactam qualidade e segurança do produto final?

Leia algumas especificações e confira se têm limites químicos, microbiológicos, físicos e de alérgenos quando for o caso, e se atendem segurança e leis.

Há especificações atualizadas de todos os produtos acabados, com dados para cliente, lei e uso seguro?

Peça as especificações de produto acabado (papel, eletrônico ou sistema online). Confira se estão atualizadas e se ajudam o uso seguro do produto.

Em produtos de marca do cliente, a especificação do produto acabado foi formalmente acordada (ou há prova de esforço para isso)?

Para marca própria do cliente, peça a aprovação formal da especificação. Se ainda não houver, veja registros de tentativas de obter o acordo.

As especificações são revisadas com frequência suficiente, no mínimo a cada 3 anos, com mudanças documentadas?

Confira a data da última revisão e se considera mudanças de produto, fornecedor, leis e riscos. No mínimo a cada 3 anos, com registro da revisão e das alterações.

Existe procedimento para tratar e corrigir problemas do sistema, incluindo análise de causa raiz e ação preventiva?

Peça o procedimento e confira se, além de corrigir o problema imediato, se busca a causa de fundo e se define ação para não repetir.

Quando um problema grave coloca em risco a segurança, a verdade do produto ou a lei, ou quando há muitas falhas de qualidade, a investigação é feita por completo e registrada?

Confira os registros: eles devem ter a descrição clara do problema, a avaliação de quem entende, a ação rápida tomada, a causa real do erro, prazos, responsáveis e se a solução funcionou. Use a lista de problemas para melhorar o trabalho.

Há regras para lidar com produtos que têm problemas (como marcar, separar, decidir o que fazer e registrar)?

Veja se a equipe sabe avisar sobre o problema; se o produto fica marcado e separado (no estoque ou no sistema); se há regras para devolver, decidir o que fazer (jogar fora, refazer, usar para outra coisa) e os registros disso.

Existe procedimento documentado de rastreabilidade (como funciona, rotulagem e registros), atendendo à lei do país de venda ou uso?

Peça o procedimento e confira se explica o sistema, o que rotular e quais registros manter. Compare com a exigência legal do país de destino, se aplicável.

Matéria-prima, embalagem, semiacabados, materiais em uso, produtos acabados e itens em investigação estão identificados para garantir a rastreabilidade?

Ande pela fábrica e pelo estoque e confira se lotes e materiais estão identificados o bastante para seguir o rastro de ponta a ponta.

O sistema de rastreabilidade é testado no mínimo 1 vez por ano, com comparação de quantidades (balanço de massa) quando necessário, e o rastreio deve ser feito em até 4 horas?

Peça o teste anual: do fornecedor ao produto acabado e o inverso; para alimentos e embalagens/rótulos com dados de segurança e lei, inclua checagem de quantidade/balanço de massa; resumo dos documentos e os elos entre eles; resultado guardado. O ideal é concluir em até 4 horas.

Quando há retrabalho, a rastreabilidade é mantida?

Se existir retrabalho, confira se o lote e a origem do material retrabalhado ficam registrados e ligados ao produto final.

Todas as reclamações são registradas e investigadas, com ações rápidas e eficazes conforme a gravidade e a frequência?

Abra o registro de reclamações e confira se há investigação (quando há informação suficiente) e ações feitas por equipe treinada, na medida do problema.

Os dados de reclamações são analisados por tendências e, em aumento relevante ou reclamação grave, usa-se análise de causa raiz?

Peça a análise de tendências. Se houver pico ou caso sério, confira a causa raiz, as melhorias e se o resultado foi compartilhado com a equipe envolvida.

Existem procedimentos para reportar e gerir incidentes e emergências que afetem segurança, autenticidade, legalidade ou qualidade?

Confira planos para falta de água/energia/transporte/frio/pessoas/comunicação, fogo, inundação, sabotagem, contaminação e ataques cibernéticos. Se o produto já saiu, veja se avaliam a necessidade de retirada ou recall.

Há procedimento documentado de retirada e recall, operável a qualquer hora, com equipe, contatos, comunicação e logística?

Verifique no mínimo: equipe e funções; critérios de retirada/recall e registros; lista de contatos (inclusive fora do horário); plano de comunicação; apoio externo; logística de rastreio, recuperação/descarte e acerto de estoque; registro de tempos; e causa raiz para não repetir. O plano deve funcionar 24h.

Os procedimentos de incidente (incluindo recall e retirada) são testados no mínimo 1 vez por ano, com tempos registrados e melhorias aplicadas?

Peça o teste anual e o resultado com os horários das etapas principais. Use o teste e qualquer recall real para revisar e melhorar o procedimento.

Em caso de problema grave (como recolhimento de produto ou aviso da fiscalização), a empresa que dá o certificado é avisada em até 3 dias úteis?

Confirme se a empresa que dá o certificado é avisada em até 3 dias úteis e se, em até 21 dias, ela recebe a explicação do erro, a causa real e o plano para não acontecer de novo.