Checklist · Manutenção predial
Preparação para emergências (manutenção predial)
Este checklist de preparação para emergências (manutenção predial) é uma lista de verificação pronta com 22 itens distribuídos em 1 seção. Cada item traz o que conferir, o critério que reprova e a ação corretiva, então a equipe aplica no turno sem treinamento prévio. Na auditoria, confere planos de emergência, coordenação, mão de obra de apoio e riscos para manter a manutenção predial em crises. A seção é: Coordenação e continuidade crítica. Entre os pontos verificados: Existe um coordenador ou equipe de emergência? (Anote o nome no comentário; inclua pessoas de todas as unidades.). Foram identificados os funcionários e os produtos ou serviços mais importantes (fornecedores, prestadores etc.) para manter o trabalho funcionando? Foi identificada, contratada e treinada com antecedência uma mão de obra de apoio (terceiros, temporários, aposentados etc.)? A lista segue com: Foi feita e registrada uma avaliação de riscos de segurança para a mão de obra de apoio, com medidas para controlar e reduzir esses riscos? Há planejamento para situações em que a procura por produtos ou serviços sobe ou cai? Foi calculado o prejuízo se o trabalho parar em diferentes situações, produtos ou locais?
Quais itens entram neste checklist?
Coordenação e continuidade crítica
Existe um coordenador ou equipe de emergência? (Anote o nome no comentário; inclua pessoas de todas as unidades.)
Confirme quem lidera o plano e quem faz parte da equipe. Anote os nomes no comentário.
FeitoNão FeitoForam identificados os funcionários e os produtos ou serviços mais importantes (fornecedores, prestadores etc.) para manter o trabalho funcionando?
Verifique se existe lista de quem e do que a empresa não pode ficar sem.
FeitoNão FeitoFoi identificada, contratada e treinada com antecedência uma mão de obra de apoio (terceiros, temporários, aposentados etc.)?
Confira lista de mão de obra de apoio (terceiros, temporários, aposentados etc.) com cadastro ou contrato e registro de treinamento já realizado. Reprova se só há intenção ou nomes sem vínculo e treino comprovados.
FeitoNão FeitoFoi feita e registrada uma avaliação de riscos de segurança para a mão de obra de apoio, com medidas para controlar e reduzir esses riscos?
Confira se existe um documento com os perigos para a equipe de apoio e as medidas de controle.
FeitoNão FeitoHá planejamento para situações em que a procura por produtos ou serviços sobe ou cai?
Veja se o plano prevê o que fazer se a demanda aumentar ou diminuir.
FeitoNão FeitoFoi calculado o prejuízo se o trabalho parar em diferentes situações, produtos ou locais?
Confirme se a empresa calculou o prejuízo possível em situações diferentes.
FeitoNão FeitoFoi avaliado o impacto de pandemia, conflito etc. nas viagens de trabalho no país e no exterior (ex.: quarentenas, fechamento de fronteiras)?
Verifique se o plano fala sobre viagens paradas ou dificultadas.
FeitoNão FeitoForam definidas fontes oficiais de informação (saúde pública, gestão de emergência e outras) e os links estão em local acessível a todos os envolvidos?
Confira no plano ou pasta de emergência a lista de fontes oficiais (saúde pública, defesa civil/gestão de emergência e correlatas) com links ou contatos, em local acessível a todos os envolvidos (mural, pasta compartilhada ou intranet). Reprova se não há registro acessível e a informação fica só “de cabeça”.
FeitoNão FeitoFoi estimada a falta de funcionários por doença própria, doença de familiar, isolamento, fechamento de escolas ou empresas e parada do transporte público?
Veja se a empresa calculou quantas pessoas podem faltar nesses casos.
FeitoNão Feito
Existe um plano de comunicação de emergência atualizado nos últimos 2 anos ou quando surgiu um novo risco?
Confirme se o plano de comunicação existe e está atualizado.
FeitoNão FeitoO plano de comunicação identifica os contatos principais (com substitutos)?
Verifique se há lista de quem deve ser chamado e quem assume se a pessoa principal faltar.
FeitoNão FeitoO plano inclui uma ordem de quem deve avisar quem (incluindo fornecedores e clientes)?
Veja se está escrito quem avisa quem, na ordem certa, incluindo fornecedores e clientes.
FeitoNão FeitoO plano de comunicação tem formas de acompanhar e informar a situação do negócio e dos funcionários?
Confira se o plano define canal e registro para acompanhar e informar a situação do negócio e dos funcionários (formulário de status, grupo oficial, planilha ou sistema), com quem preenche e quem recebe. Reprova se só há aviso verbal sem forma documentada.
FeitoNão FeitoEm empresas com várias unidades ou no exterior, foi nomeado um coordenador de comunicação em cada local?
Se houver mais de um local, verifique se cada um tem uma pessoa responsável pela comunicação.
FeitoNão FeitoFoi feito um simulado ou teste do plano de emergência completo?
Verifique se a empresa já treinou o plano como se a emergência tivesse ocorrido.
FeitoNão FeitoForam identificados, contratados e treinados profissionais de segurança (treinadores/consultores/equipe) para reduzir riscos durante as mudanças?
Confira profissionais de segurança (treinadores, consultores ou equipe interna) identificados, com contrato ou designação e registro de capacitação para orientar riscos nas mudanças do plano. Reprova se só há indicação genérica sem nome, vínculo ou treino.
FeitoNão FeitoExistem regras e passos para passar conhecimento, chaves, permissões e poder de decisão para os funcionários mais importantes?
Verifique se está claro quando e como transferir acesso e poder de decisão.
FeitoNão FeitoExistem regras e passos para começar e terminar o plano de emergência da empresa?
Veja se está escrito quem pode acionar o plano e quem pode encerrar.
FeitoNão FeitoO plano de emergência foi comunicado a todos os funcionários, fornecedores e, se preciso, clientes afetados?
Confira registro de comunicação do plano a funcionários e fornecedores e, quando o plano os afeta, a clientes (lista de envio, e-mail, ata ou recibo). Reprova se não há evidência de aviso aos envolvidos.
FeitoNão FeitoO plano de emergência está escrito e os funcionários que precisam dele sabem como abrir o documento e têm permissão para isso?
Verifique se o plano está escrito, em local conhecido, e se quem precisa tem acesso.
FeitoNão FeitoFoi calculado o custo de executar o plano?
Veja se a empresa já estimou quanto custa colocar o plano em prática.
FeitoNão FeitoHá verba reservada para usar o plano de emergência em cada local?
Confirme se o dinheiro necessário está separado para cada unidade.
FeitoNão Feito