Procedimentos de operação e segurança

Cada procedimento tem título claro?

Leia o título e veja se ele diz, de forma simples, sobre o que é o procedimento. O título deve ajudar a encontrar o documento certo.

O procedimento explica seu objetivo?

Veja se o documento diz por que ele existe e o que precisa ser feito. A explicação deve ser curta e fácil de entender.

As versões e revisões estão registradas?

Procure o número da versão, a data e o que foi mudado. Isso ajuda a saber se você está usando o documento mais novo.

Todos os procedimentos têm o mesmo formato?

Compare uma amostra de procedimentos de áreas diferentes. Confira se os mesmos blocos (título, objetivo, escopo, passos, versão, aprovação) aparecem no mesmo lugar e na mesma ordem. Se a estrutura variar sem padrão documentado, reprove.

O procedimento diz onde e para quem vale?

Veja se o documento explica em quais áreas, tarefas ou pessoas ele deve ser usado. Assim, ninguém aplica a regra no lugar errado.

Os passos estão detalhados e na ordem certa?

Leia os passos do começo ao fim. Eles devem mostrar o que fazer, um passo de cada vez, sem pular partes importantes.

Cada passo diz quem é responsável?

Confira se está claro quem faz cada parte da tarefa. A pessoa responsável deve ser fácil de identificar.

Há documentos de apoio importantes?

Procure links, formulários, normas ou outros documentos usados na tarefa. Eles devem estar disponíveis e corretos.

O procedimento segue as regras exigidas?

Abra a matriz de requisitos legais/normativos da área (ou a lista usada pela empresa). Para cada requisito aplicável à atividade do procedimento, confira se há citação e passo ou controle correspondente no documento. Marque falta ou divergência; reprove se o requisito não estiver coberto.

As informações estão corretas e atualizadas?

Confira datas, nomes, contatos, passos e dados do documento. Corrija informações velhas ou que não combinam mais com o trabalho atual.

O procedimento implementa a norma brasileira exigida para a atividade

Confira se o procedimento identifica e implementa a norma numerada pertinente, como RDC 216/2004, NR-6, NR-10, NR-12, NR-23 ou NBR 9050. Se citar regra estrangeira ou não implementar o requisito, devolva para revisão antes de aprovar.

O procedimento foi revisado e aprovado por pessoa autorizada?

Procure o nome, a assinatura ou o registro de aprovação. A aprovação deve ser feita por alguém que tenha autorização para isso.

As pessoas certas conseguem acessar os procedimentos?

Peça para uma pessoa que usa o procedimento encontrá-lo. Ele deve estar em local fácil de acessar, em papel ou meio digital.

O procedimento informa o treinamento necessário?

Veja se o documento diz qual treinamento a pessoa precisa fazer antes de executar a tarefa. Também deve indicar quando o treinamento é necessário.

Há registro das pessoas treinadas?

Procure listas, certificados ou formulários de treinamento. Confira se mostram quem foi treinado e em qual data.

Existe um processo definido para revisar ou atualizar procedimentos?

Confira se há regras dizendo como pedir, analisar, aprovar e publicar uma mudança. O processo deve ser claro para todos.

As mudanças e o histórico de revisões estão registrados?

Procure uma lista com as mudanças feitas, datas e versões. Ela deve mostrar claramente o que mudou em cada revisão.

As mudanças são avisadas às pessoas envolvidas?

Veja se as pessoas que usam o procedimento receberam o aviso da mudança. Confirme por e-mail, reunião, treinamento ou outro registro.

Existem medidas para saber se o procedimento funciona?

Procure indicadores definidos para o procedimento (ex.: erros, tempo gasto, retrabalho) e o registro do último acompanhamento com data. Sem indicador definido ou sem registro datado, reprove.

Existe uma forma de receber opiniões sobre os procedimentos?

Confira se as pessoas podem dar sugestões ou avisar sobre problemas. Pode ser por formulário, reunião ou canal de comunicação.

Há previsão para melhorar os procedimentos sempre que preciso?

Procure evidência de melhoria: nova versão, plano de ação ou registro de revisão originado de sugestão, não conformidade ou indicador. Se opiniões e resultados ficam sem ação documentada (responsável e o que foi feito), reprove.

Os procedimentos são revisados de tempos em tempos?

Confira se há frequência de revisão definida no procedimento ou no controle de documentos e se a data da última revisão está dentro desse prazo. Sem frequência definida ou com revisão vencida, reprove. Confira também se o conteúdo ainda corresponde ao trabalho atual.

Os procedimentos seguem as regras da inspeção interna?

Abra o checklist ou o relatório da última inspeção interna de procedimentos. Compare cada requisito aplicável com os documentos atuais e anote o que não atende. Reprove se houver requisito da inspeção sem correspondência no procedimento.

Os problemas encontrados na inspeção são corrigidos?

Procure o que foi feito para resolver cada problema encontrado. Confira se a correção foi feita e anotada.