Checklist · Contas a pagar conciliação bancária
Contas a pagar, conciliação bancária e obrigações mensais da unidade
Este checklist de contas a pagar, conciliação bancária e obrigações mensais da unidade é uma lista de verificação pronta com 16 itens distribuídos em 3 seções. Cada item traz o que conferir, o critério que reprova e a ação corretiva, então a equipe aplica no turno sem treinamento prévio. Rotina mensal de pagamentos e banco: títulos e comprovantes, nota conferida contra pedido e recebimento, recebíveis com cobrança acionada, saldo do extrato contra o controle interno, lançamentos não identificados, obrigações fiscais e envio ao contador. As 3 seções são: Contas a pagar e a receber, Banco, Obrigações e arquivo. Entre os pontos verificados: Competência conciliada. Títulos do mês listados com fornecedor, vencimento, valor e comprovante. Títulos vencidos sem justificativa. A lista segue com: Nota conferida contra pedido e recebimento antes de liberar o pagamento. Contas a receber com faixa de atraso e cobrança acionada. Saldo final do extrato bancário.
Quais itens entram neste checklist?
Contas a pagar e a receber
Competência conciliada
Registre o mês fechado nesta rotina, para o extrato e o controle interno serem comparados no mesmo intervalo.
data / horaTítulos do mês listados com fornecedor, vencimento, valor e comprovante
Cada pagamento precisa de comprovante anexado ao título. Título pago sem comprovante reprova o item: obtenha a segunda via no banco ou com o fornecedor e anexe antes de conciliar.
FeitoNão FeitoTítulos vencidos sem justificativa
Conte os títulos em atraso sem motivo registrado e anote. Qualquer valor acima de zero reprova: cada título exige justificativa escrita, dono nominal e nova data de pagamento antes de fechar o mês.
número títulosNota conferida contra pedido e recebimento antes de liberar o pagamento
Confira item, quantidade, preço e cadastro do fornecedor contra o que foi pedido e o que a unidade recebeu; divergência bloqueia o pagamento até o tratamento e reprova o item até o ajuste ou a glosa estarem registrados.
FeitoNão FeitoContas a receber com faixa de atraso e cobrança acionada
Liste convênio, faturado e evento em aberto por faixa de atraso (até 30, 31–60, acima de 60 dias) e registre a cobrança feita, com data e canal. Título acima de 30 dias sem cobrança registrada no período reprova o item. Se a unidade não fatura a prazo, use N/A.
FeitoNão Feito
Banco
Saldo final do extrato bancário
Anote o saldo do extrato no último dia da competência. Data diferente ou valor que não corresponda ao documento bancário reprova o item; selecione o extrato correto e refaça o registro.
número R$Saldo final do controle interno
Anote o saldo do controle interno na mesma data do extrato. Lançamento ainda pendente ou competência diferente reprova o item; conclua os lançamentos e gere novamente o saldo antes da comparação.
número R$
Diferença entre o extrato e o controle interno
Calcule o valor absoluto da diferença entre os dois saldos. Qualquer valor acima de R$ 0 reprova a conciliação: identifique os lançamentos causadores, corrija o controle ou registre a pendência com protocolo, responsável e prazo.
número R$Lançamentos do extrato sem correspondência no controle
Conte os lançamentos sem par no controle interno e registre. Qualquer valor acima de zero sem dono nominal e prazo de apuração reprova a conciliação: o mês não fecha com lançamento órfão.
número lançamentosTransferências e depósitos de cofre conciliados com o registro de caixa
Confira cada sangria e depósito contra o registro de caixa e o crédito no extrato. Diferença de valor ou data reprova o item: localize o comprovante, corrija o lançamento ou abra apuração com responsável e prazo.
FeitoNão FeitoParcelas de empréstimo e parcelamento conferidas contra o contrato
Confira valor, juros e saldo devedor da parcela do mês contra o contrato e registre a data da próxima. Divergência de valor ou de juros em relação ao contrato: conteste o banco antes de baixar o título. Se não há empréstimo nem parcelamento ativo, use N/A.
FeitoNão Feito
Obrigações e arquivo
Obrigações fiscais do mês emitidas e quitadas conforme o regime da unidade
Confira cada obrigação tributária federal, estadual e municipal aplicável à unidade, com vencimento, guia e comprovante arquivados. Obrigação vencida, guia ausente ou pagamento sem comprovante reprova o item; atribua responsável e quite ou agende no mesmo dia.
FeitoNão FeitoEncargos de folha com guia emitida e comprovante arquivado
Confira o recolhimento do FGTS e da contribuição previdenciária do mês, com guia emitida, pagamento na data de vencimento e comprovante arquivado. Atraso ou falta de comprovante reprova o item, gera multa e trava a certidão; quite ou agende no mesmo dia. Se a unidade não teve folha CLT no período, use N/A.
FeitoNão FeitoArquivos do mês fechados e enviados ao contador com protocolo
Envie notas de entrada e saída, extratos e relatórios do período e guarde o protocolo de envio com data. Envio sem protocolo ou pacote incompleto (falta extrato, nota ou relatório de vendas) reprova o item até reenviar com confirmação.
FeitoNão FeitoPendências que passam para o mês seguinte
Liste cada pendência com valor, origem, protocolo, prazo e responsável. Pendência sem qualquer um desses dados reprova o item; complete o registro antes da assinatura. Se não houver, escreva nenhuma.
textoAssinatura do responsável financeiro
Assine para confirmar que o extrato e o controle interno foram conciliados, que as obrigações do mês estão quitadas ou com pendência nominal registrada, e que o que passa ao mês seguinte está listado com valor, prazo e responsável.
assinatura