Hotel para hospedagem, reuniões e eventos

A área ao redor do hotel tem iluminação e circulação noturna?

Observe se ruas e acessos ao hotel estão iluminados, se o caminho até a entrada fica contínuo e sem trechos escuros, e se há movimento de pedestres ou veículos no entorno à noite.

Há outros hotéis a no máximo 5 km?

Confirme hotéis próximos que possam servir de apoio ou overflow.

O saguão está limpo, organizado e com espaço para circulação?

Observe limpeza, organização e se pessoas e bagagens circulam sem aperto.

A recepção tem funcionários no posto no horário de chegada do grupo?

Confira se há equipe na recepção capaz de atender a chegada do grupo.

O check-in e o check-out são concluídos em até 15 minutos por hóspede?

Pergunte ou teste o tempo médio de entrada e saída por hóspede.

Há funcionários para orientar hóspedes e carregadores disponíveis?

Confirme equipe de orientação e de transporte de bagagem nos horários de chegada.

Os elevadores estão sinalizados, limpos e em funcionamento?

Localize os elevadores, teste o funcionamento e confira limpeza e sinalização.

Os móveis dos quartos estão limpos, intactos e firmes?

Verifique cama, cadeira, mesa e armário quanto a limpeza, danos e estabilidade.

Cada quarto tem TV, ar-condicionado e acesso à internet?

Confira TV, ar-condicionado e internet em amostra de quartos do bloco reservado.

Os quartos têm iluminação que permite ler e trabalhar?

Acenda as luzes e confira se é possível ler e usar a mesa de trabalho.

Número de quartos que o hotel pode reservar para o grupo (quartos)

Pergunte quantos quartos podem ser bloqueados para o grupo e registre o total.

Os horários de check-in e check-out estão definidos por escrito?

Confirme horários oficiais e se há flexibilidade documentada para o grupo.

Número total de quartos para dormir no hotel (quartos)

Pergunte o total de quartos e, se possível, separe por tipo.

O hotel tem suítes executivas, quartos duplos, quartos com duas camas de solteiro e quartos individuais?

Confirme a existência de cada tipo e anote a quantidade disponível.

Há quartos para fumantes?

Pergunte se existem quartos para fumantes, localização e regras de uso.

Há quartos para não fumantes?

Confirme quartos para não fumantes e se estão identificados.

Número de quartos para não fumantes (quartos)

Pergunte a quantidade exata de quartos para não fumantes e registre o número.

As saídas de incêndio estão sinalizadas e visíveis?

Procure placas de saída de emergência e confira se são fáceis de localizar.

Há chuveiros de teto contra incêndio, alarmes de fumaça e alto-falantes de emergência?

Confira chuveiros de teto, detectores de fumaça e alto-falantes de emergência em corredores, quartos e áreas comuns (saguão e salões). Pergunte a data do último teste ou manutenção e anote se falta algum desses equipamentos.

Há quartos acessíveis para pessoas com deficiência conforme a NBR 9050?

Verifique rota acessível, circulação, área de transferência, barras e banheiro adaptado conforme a NBR 9050. Se a amostra reprovar, registre o quarto, bloqueie sua oferta como acessível e encaminhe a adequação.

Número de quartos acessíveis (quartos)

Pergunte a quantidade exata de quartos adaptados e registre o número.

Os corredores estão iluminados em todo o percurso?

Caminhe pelos corredores e confira se o caminho permanece claro.

Os itens de cortesia do quarto estão limpos e em quantidade completa?

Confira amenidades do quarto (café, sabonetes e similares) quanto a limpeza e reposição.

Número de telefones por quarto (unidades)

Conte os telefones do quarto e teste se fazem chamadas internas e externas.

Há mesa de trabalho com luz que acende?

Verifique mesa e luminária ou abajur sobre a mesa e teste o acendimento.

O horário do serviço de quarto está definido e comunicado?

Confirme horários de serviço de quarto e se cobrem manhã, tarde e noite quando o hotel oferece o serviço.

Há um hotel de apoio para excesso de hóspedes?

Confirme acordo ou opção formal de overflow quando faltar quarto.

Há outros hotéis ou locais definidos para uso em caso de desastre?

Pergunte o plano de contingência e se as opções de emergência estão claras.

O café e o chá são servidos na sala de reunião?

Confirme se o serviço de café e chá pode ser feito dentro da sala e se há espaço.

O café e o chá são servidos em área separada?

Verifique se existe área própria de pausa próxima à sala de reunião.

A pausa para café inclui biscoitos, bolo ou outros alimentos?

Confira o que é servido na pausa, quantidade e apresentação.

A água mineral ou os bebedouros ficam a no máximo 30 m da sala?

Localize água mineral e bebedouros e confira distância e acesso.

Os banheiros ficam a no máximo 1 minuto a pé da sala de reunião?

Percorra o caminho da sala ao banheiro mais próximo e confira tempo e sinalização.

A capacidade sentada de cada salão está documentada em número de pessoas?

Peça medidas e capacidade de cada salão e confira se os números batem com a planta.

O salão de banquete fica no mesmo piso ou com acesso direto à cozinha?

Verifique distância e fluxo entre cozinha e salão para o serviço de pratos.

O hotel tem restaurante com capacidade para o número de participantes?

Conte restaurantes e confira se a capacidade cobre o grupo do evento.

O hotel monta áreas especiais para café da manhã?

Pergunte se é possível montar área dedicada de café da manhã para o grupo.

O restaurante tem funcionários no posto durante as refeições do grupo?

Observe se há equipe de salão no posto durante o café da manhã, o almoço e o jantar do grupo e se as mesas recebem atendimento (pedido, reposição e retirada).

O café da manhã, o almoço e o jantar foram provados?

Prove ou avalie as refeições quanto a sabor, temperatura e apresentação.

Há opções de refeição com pouca gordura e para diabéticos?

Pergunte se o cardápio tem essas opções e se os pratos estão identificados.

O local atende pedidos de comidas de outras culturas e vegetarianos?

Confirme opções culturais e vegetarianas e como o pedido é registrado.

O atendimento do restaurante é pontual e educado?

Observe a espera pelo cardápio e pelo pedido, se a equipe cumprimenta, responde dúvidas e retira pratos sem precisar ser chamada de novo. Marque não se a mesa ficar sem atendimento por tempo prolongado ou se o serviço for grosseiro ou ausente.

O local confirma e atende pedidos especiais por escrito?

Pergunte o fluxo de pedidos fora do padrão e se há confirmação documentada.

O local oferece festas temáticas e eventos ao ar livre?

Confirme espaços, regras e condições para eventos temáticos e ao ar livre.

Número de salas de reunião no local (salas)

Pergunte o total de salas e anote tamanho e capacidade de cada uma.

As salas reservadas comportam o número de participantes na montagem escolhida?

Compare capacidade da sala com o número de pessoas na montagem planejada.

A capacidade de cada sala foi conferida em diferentes montagens?

Confira capacidade em teatro, sala de aula, espinha de peixe e banquete.

As salas de reunião estão livres de colunas, degraus e outros obstáculos no layout?

Observe colunas, degraus e portas e confira se atrapalham visão ou circulação.

Há plantas detalhadas das salas?

Peça plantas com portas, medidas, colunas e pontos de energia.

As divisórias móveis isolam o som?

Pergunte o desempenho acústico e, se possível, faça teste entre salas.

Os banheiros ficam no mesmo andar das salas de reunião?

Confirme distância, andar e se o caminho é claro e sinalizado.

Há plantas com medidas, altura do teto, capacidade e opções de montagem?

Peça o documento ao hotel e confira se traz medidas e formas de montagem.

Cada sala tem controle de temperatura?

Verifique se é possível ajustar ar-condicionado ou aquecimento em cada sala.

A sala tem luz para reuniões e modo escuro para projeção?

Confira se a sala fica clara para leitura e se escurece para projeção.

Cada sala atende aos requisitos de acessibilidade da NBR 9050?

Confira rota de entrada, circulação, acesso aos assentos e banheiro acessível conforme a NBR 9050. Se houver barreira, registre a sala e não a ofereça como acessível até a correção.

Número de divisórias móveis simples e duplas por sala (unidades)

Pergunte quantas divisórias há em cada sala e se são simples ou duplas.

As divisórias móveis bloqueiam o som entre salas adjacentes?

Faça ou peça teste de som de uma sala para outra e confira se a conversa passa.

Há palco com medidas documentadas de largura, profundidade e altura?

Confirme se existe palco e se largura, profundidade e altura estão registradas.

As salas têm instalação para som?

Verifique pontos, cabos ou caixas de áudio e se o sistema funciona.

Há suporte audiovisual no local?

Pergunte se há equipe para som, tela e projeção e confirme horários de apoio.

Há cabine para som e projeção?

Verifique se existe local próprio para controlar som e projeção.

Há lista de equipamentos e preços?

Peça a lista de equipamentos disponíveis com preços unitários.

Há controle de acesso ou vigilância nas salas de reunião?

Confirme vigilância, trancas ou controle de acesso e guarda de equipamentos.

Há elevadores sinalizados entre as salas de reunião e o saguão?

Localize elevadores em relação às salas e confira placas de orientação.

Há quadro branco e canetas em todas as salas?

Confira quadro branco e canetas em cada sala e teste se as canetas escrevem.

Há projetor em todas as salas e ele mostra imagem nítida?

Confirme projetor em cada sala, ligue o aparelho e confira a nitidez da imagem.

As lâmpadas reservas dos projetores foram conferidas?

Pergunte se há lâmpadas reservas e se estão disponíveis no local.

Há tempo de montagem reservado antes do início do evento?

Compare o tempo de montagem com o horário do evento e a equipe disponível.

Há projetores para computador com apontador a laser?

Confirme disponibilidade desses equipamentos e teste o funcionamento.

Há telas em todas as salas?

Verifique tela de projeção em cada sala, tamanho e posição.

A equipe segue e explica as regras de segurança do hotel?

Peça a um funcionário que indique as saídas de emergência e o ponto de encontro. Confira se o mapa de evacuação está visível e se as saídas estão desobstruídas. Reprova se a equipe não indicar a rota ou se as saídas estiverem bloqueadas.

Todos os quartos têm alarme de fumaça e chuveiros de teto contra incêndio?

Confirme esses equipamentos nos quartos e pergunte sobre testes recentes.

O alarme de incêndio tem teste e manutenção em dia?

Peça o registro do último teste do alarme e a rotina de manutenção.

O plano de saída de emergência está definido?

Peça o plano de evacuação por escrito ou afixado e confira se indica rotas e ponto de encontro. Peça a um funcionário que mostre o caminho até a saída mais próxima. Reprova se o plano não existir ou se a equipe não indicar a rota.

As saídas de emergência estão sinalizadas e visíveis?

Procure placas de saída em todos os locais e confira visibilidade.

Os quartos usam chave eletrônica ou cartão com registro de acesso?

Confirme o tipo de chave e como o hotel controla acesso e reemissão.

Há cofres nos quartos ou na recepção?

Confirme onde guardar objetos de valor e as regras de uso.

Há segurança 24 horas?

Pergunte se há vigilância o dia todo e como contatar a segurança.

A distância e o endereço do hospital ou posto médico mais próximo estão documentados?

Anote nome, endereço e tempo de deslocamento do atendimento médico mais próximo.

Há médico ou dentista de plantão?

Pergunte se o hotel tem contato de plantão e anote telefone e tempo de resposta.

A equipe tem treinamento de primeiros socorros?

Peça certificados ou lista de funcionários com curso de primeiros socorros válido (nome, data e validade). Confira se há alguém treinado no turno de plantão. Reprova se não houver comprovante ou se o curso estiver vencido.

Há academia ou clube de lazer?

Verifique academia, piscina ou área de lazer e confira limpeza e horário.

Os preços e regras da academia ou clube de lazer estão informados por escrito?

Confirme se o uso é gratuito ou pago e anote valores e regras.

Há esportes e lazer no hotel ou a no máximo 15 minutos de deslocamento?

Verifique opções no hotel e no entorno, com distância e horários.

Há áreas externas ou outros espaços para eventos especiais?

Observe jardins, terraços e outros locais e confira capacidade e regras.

Há centro de negócios?

Confirme espaço com computador, impressora e internet e horários de uso.

Há estacionamento no hotel?

Confirme estacionamento no local, acesso e condições de segurança.

Número de vagas no estacionamento do hotel (vagas)

Pergunte o total de vagas e se há vagas reservadas para pessoas com deficiência.

Há serviço de cuidado infantil?

Confirme se o hotel oferece o serviço, idades atendidas e regras de segurança.

Os horários e preços do cuidado infantil estão definidos por escrito?

Anote horários, valores e regras do serviço de cuidado infantil.

A diária normal e a diária para empresas estão cotadas por escrito?

Peça os valores da diária rack e corporativa e o que está incluso.

Há preços especiais em fins de semana, feriados e temporadas?

Pergunte sobre descontos ou acréscimos nesses períodos e anote datas e valores.

O depósito exigido está pago e com comprovante arquivado?

Confirme valor do depósito, quem pagou e guarde o comprovante.

O valor das diárias é garantido por escrito?

Pergunte se o preço combinado pode mudar e peça a garantia documentada.

A regra de chegada atrasada e falta sem aviso está por escrito?

Confirme a política de late arrival e no-show e anote prazos e cobranças.

As moedas aceitas pelo hotel estão informadas?

Confirme quais moedas são aceitas e se há taxa de conversão.

Cartões de crédito são aceitos?

Pergunte quais bandeiras são aceitas e se há limite ou taxa.

Pedidos de compra são aceitos?

Confirme se o hotel aceita purchase order de empresas e quais condições.

Há regra de cancelamento por escrito?

Peça a política de cancelamento com prazo, multa e forma de aviso.

Há exigência de seguro?

Pergunte se o hotel ou o evento exige seguro e qual tipo e cobertura.

Há sala de reunião gratuita conforme o consumo de alimentos e quartos?

Pergunte se a sala é liberada sem custo conforme o volume de F&B e hospedagem.

Há custos extras de serviços públicos, como eletricidade e água?

Pergunte se eletricidade, água ou serviços similares geram cobrança adicional.

A lista completa de custos extras está disponível por escrito?

Peça a lista de taxas adicionais, como serviço, gorjeta e equipamentos.