Hotel para hospedagem, reuniões e eventos

Há ônibus, metrô ou trem a no máximo 10 minutos a pé do hotel?

Confira paradas e estações próximas. Meça ou estime o tempo a pé até o transporte público.

O aeroporto mais próximo fica a no máximo 45 minutos de carro?

Meça ou confirme o tempo de carro até o aeroporto mais próximo em condições normais de trânsito.

O tempo de viagem do aeroporto ao hotel está documentado por escrito?

Confira o tempo médio informado pelo hotel e registre a fonte da informação.

O hotel oferece transporte de ida e volta ao aeroporto?

Pergunte se há transfer entre o hotel e o aeroporto, horários e se o serviço é gratuito ou pago.

Há táxis ou carros executivos disponíveis no hotel ou em até 5 minutos?

Verifique filas de táxi, apps, desk de carros ou ponto fixo próximo à entrada.

Há vagas de estacionamento reserváveis para o grupo do evento?

Confirme se o hotel reserva vagas para hóspedes e participantes do evento.

Há serviço de transporte por van?

Confirme vans ou ônibus pequenos, rotas, horários e capacidade.

O aeroporto de destino tem voos diários para as origens do grupo?

Confira frequência e horários de chegada e saída úteis para o evento.

Há política de preços e disponibilidade definida para alta e baixa temporada?

Peça regras de tarifa e lotação por temporada e confira se estão por escrito.

A entrada do hotel está limpa, iluminada e sem obstáculos?

Observe fachada, portas, limpeza, iluminação e caminho livre até o saguão.

A área ao redor do hotel tem iluminação e circulação noturna?

Observe iluminação das ruas, movimento e sensação de segurança no entorno.

Há outros hotéis a no máximo 5 km?

Confirme hotéis próximos que possam servir de apoio ou overflow.

O saguão está limpo, organizado e com espaço para circulação?

Observe limpeza, organização e se pessoas e bagagens circulam sem aperto.

A recepção tem funcionários no posto no horário de chegada do grupo?

Confira se há equipe na recepção capaz de atender a chegada do grupo.

O check-in e o check-out são concluídos em até 15 minutos por hóspede?

Pergunte ou teste o tempo médio de entrada e saída por hóspede.

Há funcionários para orientar hóspedes e carregadores disponíveis?

Confirme equipe de orientação e de transporte de bagagem nos horários de chegada.

Os elevadores estão sinalizados, limpos e em funcionamento?

Localize os elevadores, teste o funcionamento e confira limpeza e sinalização.

Os móveis dos quartos estão limpos, intactos e firmes?

Verifique cama, cadeira, mesa e armário quanto a limpeza, danos e estabilidade.

Cada quarto tem TV, ar-condicionado e acesso à internet?

Confira TV, ar-condicionado e internet em amostra de quartos do bloco reservado.

Os quartos têm iluminação que permite ler e trabalhar?

Acenda as luzes e confira se é possível ler e usar a mesa de trabalho.

Número de quartos que o hotel pode reservar para o grupo (quartos)

Pergunte quantos quartos podem ser bloqueados para o grupo e registre o total.

Os horários de check-in e check-out estão definidos por escrito?

Confirme horários oficiais e se há flexibilidade documentada para o grupo.

Número total de quartos para dormir no hotel (quartos)

Pergunte o total de quartos e, se possível, separe por tipo.

O hotel tem suítes executivas, quartos duplos, quartos com duas camas de solteiro e quartos individuais?

Confirme a existência de cada tipo e anote a quantidade disponível.

Há quartos para fumantes?

Pergunte se existem quartos para fumantes, localização e regras de uso.

Há quartos para não fumantes?

Confirme quartos para não fumantes e se estão identificados.

Número de quartos para não fumantes (quartos)

Pergunte a quantidade exata de quartos para não fumantes e registre o número.

As saídas de incêndio estão sinalizadas e visíveis?

Procure placas de saída de emergência e confira se são fáceis de localizar.

Há chuveiros de teto contra incêndio, alarmes de fumaça e alto-falantes de emergência?

Confirme a presença desses equipamentos nos locais exigidos e pergunte sobre manutenção.

Há quartos acessíveis para pessoas com deficiência?

Verifique acesso, banheiro adaptado e espaço para cadeira de rodas conforme ADA.

Número de quartos acessíveis (quartos)

Pergunte a quantidade exata de quartos adaptados e registre o número.

Os corredores estão iluminados em todo o percurso?

Caminhe pelos corredores e confira se o caminho permanece claro.

Os itens de cortesia do quarto estão limpos e em quantidade completa?

Confira amenidades do quarto (café, sabonetes e similares) quanto a limpeza e reposição.

Número de telefones por quarto (unidades)

Conte os telefones do quarto e teste se fazem chamadas internas e externas.

Há mesa de trabalho com luz que acende?

Verifique mesa e luminária ou abajur sobre a mesa e teste o acendimento.

O horário do serviço de quarto está definido e comunicado?

Confirme horários de room service e se cobrem manhã, tarde e noite quando necessário.

Há um hotel de apoio para excesso de hóspedes?

Confirme acordo ou opção formal de overflow quando faltar quarto.

Há outros hotéis ou locais definidos para uso em caso de desastre?

Pergunte o plano de contingência e se as opções de emergência estão claras.

O café e o chá são servidos na sala de reunião?

Confirme se o serviço de café e chá pode ser feito dentro da sala e se há espaço.

O café e o chá são servidos em área separada?

Verifique se existe área própria de pausa próxima à sala de reunião.

A pausa para café inclui biscoitos, bolo ou outros alimentos?

Confira o que é servido na pausa, quantidade e apresentação.

A água mineral ou os bebedouros ficam a no máximo 30 m da sala?

Localize água mineral e bebedouros e confira distância e acesso.

Os banheiros ficam a no máximo 1 minuto a pé da sala de reunião?

Percorra o caminho da sala ao banheiro mais próximo e confira tempo e sinalização.

A capacidade sentada de cada salão está documentada em número de pessoas?

Peça medidas e capacidade de cada salão e confira se os números batem com a planta.

O salão de banquete fica no mesmo piso ou com acesso direto à cozinha?

Verifique distância e fluxo entre cozinha e salão para o serviço de pratos.

O hotel tem restaurante com capacidade para o número de participantes?

Conte restaurantes e confira se a capacidade cobre o grupo do evento.

O hotel monta áreas especiais para café da manhã?

Pergunte se é possível montar área dedicada de café da manhã para o grupo.

O restaurante tem funcionários no posto durante as refeições do grupo?

Observe a equipe no restaurante e se as mesas são atendidas sem demora excessiva.

O café da manhã, o almoço e o jantar foram provados?

Prove ou avalie as refeições quanto a sabor, temperatura e apresentação.

Há opções de refeição com pouca gordura e para diabéticos?

Pergunte se o cardápio tem essas opções e se os pratos estão identificados.

O local atende pedidos de comidas de outras culturas e vegetarianos?

Confirme opções culturais e vegetarianas e como o pedido é registrado.

O atendimento do restaurante é pontual e educado?

Observe tempo de espera, educação e atenção da equipe de salão.

O local confirma e atende pedidos especiais por escrito?

Pergunte o fluxo de pedidos fora do padrão e se há confirmação documentada.

O local oferece festas temáticas e eventos ao ar livre?

Confirme espaços, regras e condições para eventos temáticos e ao ar livre.

Número de salas de reunião no local (salas)

Pergunte o total de salas e anote tamanho e capacidade de cada uma.

As salas reservadas comportam o número de participantes na montagem escolhida?

Compare capacidade da sala com o número de pessoas na montagem planejada.

A capacidade de cada sala foi conferida em diferentes montagens?

Confira capacidade em teatro, sala de aula, espinha de peixe e banquete.

As salas de reunião estão livres de colunas, degraus e outros obstáculos no layout?

Observe colunas, degraus e portas e confira se atrapalham visão ou circulação.

Há plantas detalhadas das salas?

Peça plantas com portas, medidas, colunas e pontos de energia.

As divisórias móveis isolam o som?

Pergunte o desempenho acústico e, se possível, faça teste entre salas.

Os banheiros ficam no mesmo andar das salas de reunião?

Confirme distância, andar e se o caminho é claro e sinalizado.

Há plantas com medidas, altura do teto, capacidade e opções de montagem?

Peça o documento ao hotel e confira se traz medidas e formas de montagem.

Cada sala tem controle de temperatura?

Verifique se é possível ajustar ar-condicionado ou aquecimento em cada sala.

A sala tem luz para reuniões e modo escuro para projeção?

Confira se a sala fica clara para leitura e se escurece para projeção.

Cada sala atende às regras de acesso para pessoas com deficiência?

Confira entrada, circulação, banheiros e acesso aos assentos conforme ADA.

Número de divisórias móveis simples e duplas por sala (unidades)

Pergunte quantas divisórias há em cada sala e se são simples ou duplas.

As divisórias móveis bloqueiam o som entre salas adjacentes?

Faça ou peça teste de som de uma sala para outra e confira se a conversa passa.

Há palco com medidas documentadas de largura, profundidade e altura?

Confirme se existe palco e se largura, profundidade e altura estão registradas.

As salas têm instalação para som?

Verifique pontos, cabos ou caixas de áudio e se o sistema funciona.

Há suporte audiovisual no local?

Pergunte se há equipe para som, tela e projeção e confirme horários de apoio.

Há cabine para som e projeção?

Verifique se existe local próprio para controlar som e projeção.

Há lista de equipamentos e preços?

Peça a lista de equipamentos disponíveis com preços unitários.

Há controle de acesso ou vigilância nas salas de reunião?

Confirme vigilância, trancas ou controle de acesso e guarda de equipamentos.

Há elevadores sinalizados entre as salas de reunião e o saguão?

Localize elevadores em relação às salas e confira placas de orientação.

Há quadro branco e canetas em todas as salas?

Confira quadro branco e canetas em cada sala e teste se as canetas escrevem.

Há projetor em todas as salas e ele mostra imagem nítida?

Confirme projetor em cada sala, ligue o aparelho e confira a nitidez da imagem.

As lâmpadas reservas dos projetores foram conferidas?

Pergunte se há lâmpadas reservas e se estão disponíveis no local.

Há tempo de montagem reservado antes do início do evento?

Compare o tempo de montagem com o horário do evento e a equipe disponível.

Há projetores para computador com apontador a laser?

Confirme disponibilidade desses equipamentos e teste o funcionamento.

Há telas em todas as salas?

Verifique tela de projeção em cada sala, tamanho e posição.

A equipe segue e explica as regras de segurança do hotel?

Observe se os funcionários cumprem as regras e sabem orientar hóspedes.

Todos os quartos têm alarme de fumaça e chuveiros de teto contra incêndio?

Confirme esses equipamentos nos quartos e pergunte sobre testes recentes.

O alarme de incêndio tem teste e manutenção em dia?

Peça o registro do último teste do alarme e a rotina de manutenção.

O plano de saída de emergência está definido?

Peça o plano de evacuação e confira se a equipe sabe orientar hóspedes.

As saídas de emergência estão sinalizadas e visíveis?

Procure placas de saída em todos os locais e confira visibilidade.

Os quartos usam chave eletrônica ou cartão com registro de acesso?

Confirme o tipo de chave e como o hotel controla acesso e reemissão.

Há cofres nos quartos ou na recepção?

Confirme onde guardar objetos de valor e as regras de uso.

Há segurança 24 horas?

Pergunte se há vigilância o dia todo e como contatar a segurança.

A distância e o endereço do hospital ou posto médico mais próximo estão documentados?

Anote nome, endereço e tempo de deslocamento do atendimento médico mais próximo.

Há médico ou dentista de plantão?

Pergunte se o hotel tem contato de plantão e anote telefone e tempo de resposta.

A equipe tem treinamento de primeiros socorros?

Confirme se os funcionários receberam o treinamento e a data do último curso.

Há academia ou clube de lazer?

Verifique academia, piscina ou área de lazer e confira limpeza e horário.

Os preços e regras da academia ou clube de lazer estão informados por escrito?

Confirme se o uso é gratuito ou pago e anote valores e regras.

Há esportes e lazer no hotel ou a no máximo 15 minutos de deslocamento?

Verifique opções no hotel e no entorno, com distância e horários.

Há áreas externas ou outros espaços para eventos especiais?

Observe jardins, terraços e outros locais e confira capacidade e regras.

Há centro de negócios?

Confirme espaço com computador, impressora e internet e horários de uso.

Há estacionamento no hotel?

Confirme estacionamento no local, acesso e condições de segurança.

Número de vagas no estacionamento do hotel (vagas)

Pergunte o total de vagas e se há vagas reservadas para pessoas com deficiência.

Há serviço de cuidado infantil?

Confirme se o hotel oferece o serviço, idades atendidas e regras de segurança.

Os horários e preços do cuidado infantil estão definidos por escrito?

Anote horários, valores e regras do serviço de cuidado infantil.

A diária normal e a diária para empresas estão cotadas por escrito?

Peça os valores da diária rack e corporativa e o que está incluso.

Há preços especiais em fins de semana, feriados e temporadas?

Pergunte sobre descontos ou acréscimos nesses períodos e anote datas e valores.

O depósito exigido está pago e com comprovante arquivado?

Confirme valor do depósito, quem pagou e guarde o comprovante.

O valor das diárias é garantido por escrito?

Pergunte se o preço combinado pode mudar e peça a garantia documentada.

A regra de chegada atrasada e falta sem aviso está por escrito?

Confirme a política de late arrival e no-show e anote prazos e cobranças.

As moedas aceitas pelo hotel estão informadas?

Confirme quais moedas são aceitas e se há taxa de conversão.

Cartões de crédito são aceitos?

Pergunte quais bandeiras são aceitas e se há limite ou taxa.

Pedidos de compra são aceitos?

Confirme se o hotel aceita purchase order de empresas e quais condições.

Há regra de cancelamento por escrito?

Peça a política de cancelamento com prazo, multa e forma de aviso.

Há exigência de seguro?

Pergunte se o hotel ou o evento exige seguro e qual tipo e cobertura.

Há sala de reunião gratuita conforme o consumo de alimentos e quartos?

Pergunte se a sala é liberada sem custo conforme o volume de F&B e hospedagem.

Há custos extras de serviços públicos, como eletricidade e água?

Pergunte se eletricidade, água ou serviços similares geram cobrança adicional.

A lista completa de custos extras está disponível por escrito?

Peça a lista de taxas adicionais, como serviço, gorjeta e equipamentos.