Auditoria do sistema de qualidade (código SQF)

A alta direção revisa o desempenho do Sistema de Qualidade

Veja atas de revisão. Confirme se tratam de: cumprimento de especificações; evitar erros; atender o cliente; ação corretiva; e recursos para manter e melhorar o sistema.

O responsável atualiza a direção todo mês e o sistema é revisado todo ano

Procure registros mensais de atualização e respostas da direção. Confirme a revisão completa do Sistema de Qualidade no mínimo 1 vez por ano.

O sistema e os planos de qualidade são revisados quando mudanças afetam o atendimento ao cliente

Liste mudanças recentes (processo, produto, cliente). Veja se o sistema e os planos de qualidade de alimentos foram revisados quando a mudança impactou o atendimento.

Mudanças de estrutura ou pessoas não quebram o sistema de qualidade

Liste trocas recentes de cargo ou equipe. Confirme no organograma e nas descrições de cargo quem assumiu as responsabilidades de qualidade e se o responsável e as pessoas-chave continuam nomeados e com backup definido.

Há processo documentado de gestão de mudanças que afeta a qualidade

Leia o procedimento de mudança. Veja se avalia impacto de alteração em especificação, material, equipamento ou recurso; se comunica o cliente quando a mudança afeta produto, entrega ou rótulo combinados; e se a implantação tem aprovação, data e controle de versão.

Registros de revisões, motivos de alteração e decisões de melhoria são guardados

Abra pastas ou sistema de registros. Confirme atas de revisão, motivos de mudança de documentos e decisões de melhoria do sistema e dos processos.

Métodos e responsabilidades de reclamações estão documentados e em uso

Leia o procedimento. Veja se há forma de coletar e registrar todas as reclamações de qualidade do local e se há comunicação e retorno com a direção e com o cliente.

Tendências de reclamações entram nas medidas de desempenho da qualidade

Olhe os indicadores de qualidade. Confirme se o número e o tipo de reclamações aparecem no acompanhamento do sistema.

Ação corretiva e preventiva é feita conforme a gravidade do problema

Pegue reclamações sérias (risco ao cliente/produto) ou repetidas. Confirme ação corretiva e preventiva com: causa raiz, ação, responsável, prazo e fechamento. Quanto maior a gravidade ou a recorrência, mais profunda deve ser a análise e o controle da reincidência.

Há registros de reclamações, investigação e solução

Abra o arquivo de reclamações. Confirme data, o que foi reclamado, investigação, ação tomada e se o caso foi fechado.

Documentação do sistema de qualidade está atual, disponível e com o conteúdo mínimo

Verifique documento eletrônico ou papel com: resumo das políticas e métodos do SQF Quality Code; política e organograma; lista de produtos no escopo; especificações de produto acabado; e descrição de controles e ferramentas de qualidade. Pode ser junto ou separado do manual de segurança dos alimentos.

Métodos e responsabilidades de manter, guardar e distribuir documentos estão documentados e aplicados

Leia o procedimento de controle de documentos. Veja na prática se só a versão atual chega à linha e se documentos velhos são retirados.

Há lista de documentos atuais e alterações; documentos estão seguros e fáceis de achar

Peça o registro (lista) dos documentos do Sistema de Qualidade SQF e das mudanças. Confirme armazenamento seguro e acesso rápido para quem precisa.

Métodos, frequência e responsabilidade de verificar, manter e reter registros estão documentados

Leia o procedimento de registros. Veja quem confere, com que frequência e por quanto tempo cada registro fica guardado.

Registros estão legíveis e confirmados por quem faz o monitoramento

Abra fichas de inspeção e análise. Confirme leitura fácil, assinatura ou confirmação de quem monitorou e se a atividade aparece como concluída.

Registros são acessíveis, recuperáveis e seguros; retenção no mínimo igual à validade do produto

Teste achar um registro antigo. Veja se está protegido de perda, dano e acesso indevido e se o tempo de guarda segue cliente, lei ou, no mínimo, a vida de prateleira do produto.

O desenvolvimento do produto compara controles do processo com limites da especificação

Veja se no projeto há análise de capacidade do processo comparando controles com os limites da especificação, para garantir entrega estável ao cliente.

Formulação, fabricação e requisitos de qualidade são validados com testes na planta e no produto

Peça relatórios de testes piloto e de produto. Confirme que a receita, o processo e a qualidade foram validados antes de produzir em escala.

Há testes de vida de prateleira para produtos novos ou com mudanças

Confirme testes de validade (tempo de prateleira) em produto novo ou quando mudam material, ingrediente ou equipamento. Veja se validam embalagem, manuseio, armazenamento e uso até o fim da vida comercial.

Especificações de matérias-primas e embalagens que afetam a qualidade estão documentadas e atualizadas

Liste ingredientes, aditivos, insumos agrícolas (se houver), químicos perigosos e auxiliares de processo. Confirme especificação escrita e versão atual de cada um que impacta o produto final.

Parâmetros de qualidade de matéria-prima e embalagem são conferidos no recebimento

No recebimento, veja se checam se o material e a embalagem batem com a especificação antes de aceitar.

Rótulos definidos pelo cliente têm aprovação do cliente e registro guardado

Para rótulos feitos ou pedidos pelo cliente, peça a aprovação do cliente e o arquivo dessa aprovação.

O registro de especificações inclui materiais e embalagens que afetam qualidade e rótulos do cliente

Abra o registro (lista) de especificações. Confirme se estão os materiais e embalagens que impactam qualidade e os rótulos do cliente.

Especificações de produto acabado estão documentadas, atuais, aprovadas e acessíveis

Leia a especificação do produto final. Veja atributos de qualidade, entrega, rotulagem e embalagem; aprovação do local e do cliente quando exigido; e acesso da equipe que precisa.

Especificações e requisitos de entrega do cliente são passados aos setores certos

Pergunte à produção, à qualidade e à expedição se conhecem o que o cliente pede. Veja e-mails, murais ou procedimentos de comunicação.

Especificações de serviços contratados que afetam qualidade estão documentadas e listadas

Para serviços que impactam qualidade em processo ou produto final, confira descrição do serviço, treino exigido do contratado e se o serviço está no registro de especificações.

Acordos com fabricantes contratados sobre qualidade, produto, realização e entrega estão documentados e aplicados

Leia o contrato ou acordo. Veja se deixa claro qualidade, requisitos do local/cliente, como o produto é feito e entregue, e se isso é seguido.

O local garante capacidade, cumprimento das regras, auditoria anual e controle de mudanças no contrato

Verifique se o processo do contratado atende cliente/empresa; se cumpre as regras de qualidade; se há auditoria no mínimo anual ou certificação aceita; e se mudanças no contrato são aprovadas, alinhadas ao cliente se preciso e comunicadas.

Há registros de auditorias, contratos e mudanças aprovadas

Abra a pasta do fabricante contratado. Confirme auditorias, contratos e aprovações de alteração.

Materiais e serviços que impactam qualidade vêm só de fornecedor aprovado

Cruze lista de materiais (matéria-prima, ingrediente, embalagem, auxiliar de processo, produtos feitos por parceiros e serviços) com a lista de fornecedores aprovados.

Fornecedores são escolhidos e aprovados por capacidade de atender à especificação de qualidade

Veja o programa de avaliação. Confirme se o fornecedor mantém especificações atualizadas; tem processo capaz; prova que o lote atende; e tem gestão de reclamações com ação corretiva.

Aceite de material só com certificado de análise por lote ou inspeção no recebimento; inspeção visual de dano e integridade

No recebimento, confira certificado de análise (CoA) por lote ou inspeção do lote, e se todo recebimento é olhado quanto a dano e integridade do produto.

Há acordo com fornecedores para devolução ou descarte de material fora de especificação, danificado ou contaminado

Leia o acordo com o fornecedor. Veja o que fazer quando o material falha, vem danificado ou contaminado (devolver ou descartar).

Auditorias de fornecedor são feitas por pessoas treinadas em auditoria e com conhecimento de qualidade e regras

Veja quem audita fornecedores. Confirme registro de treinamento em técnica de auditoria e em requisitos regulatórios e de qualidade de alimentos (certificado, lista de presença ou competência registrada).

Gestão de requisitos do cliente e expectativas do consumidor está documentada e em uso

Verifique: revisão e aprovação de requisitos novos ou alterados; coleta e análise de dados de atributos de qualidade; e comunicação ao cliente quando a entrega conforme estiver temporariamente parada.

Bens, materiais ou equipamentos do cliente no local têm etiqueta de identificação, ficam em área marcada e são usados conforme instrução escrita

Se houver propriedade do cliente na planta, confirme etiqueta com nome do cliente e item, guarda em área marcada e instrução escrita de uso. Veja se há registro de dano ou uso sem autorização.

Prédios e equipamentos permitem fabricar, manusear, guardar e entregar produto conforme especificação

Ande por produção, embalagem e armazenamento. Reprove se construção, layout ou manutenção impedem fabricar, manusear, guardar ou entregar conforme a especificação (ex.: área danificada, equipamento incapaz de manter parâmetro de qualidade, condição que compromete o produto).

Calibração de instrumentos de medição e teste de qualidade está documentada e aplicada; software validado quando usado

Liste balanças, termômetros e outros instrumentos de qualidade. Veja calibração documentada e se software usado nessas atividades foi validado.

Armazenamento e transporte mantêm a integridade do produto e atendem o cliente

Olhe estoque e frete de matéria-prima, produto em processo e acabado. Confirme proteção contra perda, desperdício e dano e regras de inventário/transporte do cliente, se houver.

Há plano de qualidade de alimentos baseado em risco com ameaças e pontos críticos de qualidade

Leia o plano de qualidade de alimentos. Pode estar junto ou separado do plano de segurança dos alimentos, mas deve identificar ameaças à qualidade, pontos críticos de qualidade e controles.

O plano descreve como se controlam os atributos de qualidade dos produtos e processos

Veja se o plano deixa claro, para cada produto ou grupo, quais atributos de qualidade são controlados e como.

O plano é feito e mantido por uma equipe de várias áreas com o responsável pela qualidade

Confira a lista da equipe (produção, técnica, marketing e o responsável pela qualidade). Se faltou conhecimento no local, veja se buscaram ajuda externa. A equipe pode ser diferente da de segurança dos alimentos.

O limite do plano está documentado (onde começa, onde termina, o que entra e o que sai)

Leia o limite do plano. Confirme onde o processo começa e termina e o que entra e sai no plano.

Há descrição de produto para todos os produtos atendidos pelo plano

Compare descrições de produto com as especificações de produto acabado e atributos extras combinados com o cliente.

O uso pretendido de cada produto está documentado

Veja se está escrito para quem é o produto, facilidade de uso, instruções, sinais de violação (embalagem mexida) e outros dados que afetam a qualidade.

A equipe de qualidade revisa o fluxograma do plano de segurança e inclui o que afeta qualidade

Compare o fluxograma de segurança dos alimentos com o de qualidade. Confirme etapas, esperas, entradas e saídas que impactam qualidade.

Todas as ameaças razoáveis à qualidade em cada etapa estão identificadas e documentadas

Na análise de perigos/ameaças de qualidade, veja se cada etapa (incluindo matéria-prima e insumos) tem ameaças listadas.

Há análise de significância das ameaças com método documentado e usado de forma igual

Confirme se cada ameaça foi avaliada e quais são significativas. O critério de decisão deve estar escrito e ser o mesmo para todas.

Medidas de controle para ameaças significativas estão definidas e documentadas

Para cada ameaça significativa, veja a medida de controle. Uma ameaça pode ter várias medidas e uma medida pode cobrir várias ameaças.

Etapas onde o controle é obrigatório são identificadas como pontos críticos de qualidade

Com base na análise, confira se os pontos onde se elimina ou reduz a ameaça a um nível aceitável estão marcados como pontos críticos de qualidade.

Cada ponto crítico de qualidade tem limites de qualidade validados que separam o aceitável do não aceitável

Para cada ponto crítico de qualidade, leia o limite de qualidade e a prova de que o limite e as medidas dão o controle necessário.

Há procedimentos de monitoramento dos pontos críticos de qualidade com quem faz, método e frequência

Leia o monitoramento dos pontos críticos de qualidade. Confirme a pessoa responsável, o método de teste e com que frequência se confere.

Há procedimento de desvio para produto afetado e para corrigir o processo no ponto crítico de qualidade

Se o ponto crítico de qualidade sair do limite, veja o que fazer com o produto e como corrigir o processo para não repetir a falha de qualidade.

O plano aprovado está implantado, monitorado e revisado no mínimo anualmente ou após mudanças

Confirme uso real do plano na linha, acompanhamento pela equipe e revisão completa ao menos 1 vez por ano ou quando mudam processo, equipamento, especificação ou insumos.

Planos implantados são verificados no sistema de verificação de qualidade

Veja se a verificação do plano de qualidade faz parte das atividades do Sistema de Qualidade.

Parâmetros de processo e medições em processo estão estabelecidos, validados e verificados na frequência definida

Liste parâmetros críticos da linha. Confirme validação, verificação na frequência combinada e alinhamento a cliente, lei e empresa.

Laboratório e postos de inspeção no local estão equipados; laboratórios externos devem ser certificados

Visite o laboratório e os postos de inspeção. Confira os recursos para testes. O laboratório externo deve ser certificado e estar na lista de serviços contratados.

Métodos de controle de processo e ferramentas de qualidade controlam processos-chave

Nos processos que definem atributos críticos de qualidade (ex.: dosagem, cocção/processamento, envase, inspeção final), procure gráficos de controle ou ferramentas de qualidade em uso e com registro, visando estabilidade, qualidade e menos desperdício.

Há programa de avaliação sensorial alinhado ao cliente/empresa e com comunicação dos resultados

Veja testes de sabor, cheiro, aparência etc. Confirme critérios acordados e se resultados vão para a equipe e, quando cabível, para o cliente.

Registros de inspeções, análises e análises estatísticas de qualidade são mantidos

Abra arquivos de inspeção e testes. Confirme preenchimento e guarda de resultados e de análises estatísticas.

Produto não conforme é identificado, separado, tem destino definido e registro

Na área de quarentena, veja se produto fora de qualidade em processo ou final está marcado, separado e com registro do que foi feito com ele.

Equipamento não conforme é identificado, separado se possível e documentado

Equipamento que não serve ou não produz com qualidade deve estar identificado, fora da produção se possível, e com documentação.

Há procedimento para produto devolvido fora de especificação (identificação, manuseio e destino)

Leia o procedimento de devolução. Confirme como identificar, manusear e dar destino para não voltar ao mercado nem contaminar outros produtos.

Retrabalho está documentado, com material identificado e rastreável e sob supervisão qualificada

Veja o procedimento de retrabalho. Confirme que a receita e a qualidade não são prejudicadas, que o material tem identificação e rastreio e que alguém treinado supervisiona.

Há liberação positiva do produto antes da entrega ao cliente

Leia o procedimento de liberação do produto. Antes de entregar, confira se o produto atende à especificação, sabor/aparência, embalagem, integridade, rótulo, entrega e serviço combinados.

Registros de liberação ou destino do produto são mantidos

Abra os registros de liberação ou de destino (retenção, descarte etc.) e confirme que estão completos e guardados.

Atividades de validação cobrem limites críticos de qualidade, controles de processo e testes para o cliente

Peça estudos ou registros de validação dos limites críticos de qualidade, controles de processo e outros testes de qualidade exigidos pelo cliente.

Registros de validação dos critérios de qualidade são mantidos

Confirme arquivo com data, o que foi validado, método e resultado da validação de critérios de qualidade.

O cronograma de verificação inclui a eficácia dos controles de processo e testes de qualidade

Leia o cronograma de verificação. Veja se há atividades que confirmam se os controles de processo e testes de qualidade estão funcionando bem.

Métodos, responsabilidade e critérios de verificação do monitoramento dos pontos críticos de qualidade estão documentados

Confirme quem verifica o monitoramento dos pontos críticos de qualidade e outros controles, como faz e se quem verifica autoriza cada registro.

A verificação compara limites de controle de processo com limites de especificação

Veja se há comparação entre os limites de controle de processo e os limites de especificação. Se o limite de processo não protege a especificação (folga insuficiente ou desvio que fura o spec), confira se o processo foi ajustado e o ajuste registrado.

Registros de verificação das atividades de qualidade são mantidos

Abra registros de verificação (assinaturas, checklists, relatórios) e confirme que estão completos e guardados.

Ação corretiva e preventiva identifica causa raiz e resolve não conformidade de limites e requisitos de qualidade

Em um desvio de ponto crítico de qualidade ou de requisito de qualidade, veja a análise de causa raiz, a correção e a prevenção documentadas.

Plano e métodos de auditoria interna avaliam planos de qualidade, controles, testes e requisitos do cliente

Leia o plano de auditoria interna. Confirme a cobertura dos planos de qualidade, controles de processo, testes de qualidade e requisitos de produto acabado, cliente e empresa.

Auditores internos de qualidade são treinados, competentes e, se possível, independentes da área auditada

Veja treinamento em auditoria interna e conhecimento de processos de qualidade e controle de processo. Prefira quem não audita a própria função.

Produto acabado é rotulado conforme cliente, lei e/ou empresa

Compare o rótulo do produto final com o que foi combinado com o cliente e com regras da empresa e da lei.

A troca de produto na linha verifica atributos de qualidade da especificação e do cliente

Na troca de produto, veja a lista de limpeza/troca e se conferem os atributos de qualidade exigidos na especificação e pelo cliente.

Produto acabado é rastreável para a frente até o cliente

Pegue um lote e siga até o próximo comprador (varejo, distribuidor ou fabricante). Deve dar para achar o cliente.

Matérias-primas, ingredientes, embalagens e auxiliares usados no lote são rastreáveis até o fornecedor

Do lote acabado, volte aos materiais e embalagens com o número de lote e chegue ao fornecedor.

Procedimentos de recolhimento e retirada se aplicam a falha de especificação ou qualidade e têm registros

Leia o procedimento. Confirme que cobre produto fora de especificação do cliente ou de qualidade da empresa e que os registros atendem cliente, lei e empresa.

O plano de crise da direção inclui continuidade de fornecimento com qualidade em caso de crise

Leia o plano de gestão de crise. Veja métodos para manter, na crise, produto e serviço que atendam ao cliente, à lei e/ou à empresa.

Em crise que afeta a entrega de produto com qualidade, o local avisa os clientes

Confirme no plano e em registros se, quando a crise impede fornecer com qualidade, os clientes são contatados.

Avaliação de vulnerabilidade a fraude inclui substituição, rótulo errado, diluição e falsificação que afetam qualidade

Leia a avaliação de vulnerabilidade a fraudes. Veja se cobre troca de ingrediente/produto, erro de rótulo, diluição e falsificação que prejudicam a qualidade (pode ser junto com a segurança dos alimentos).

Há plano para combater fraudes de alimentos nas vulnerabilidades que afetam a qualidade

Confirme o plano de combate a fraudes com métodos para controlar os pontos fracos identificados que afetam a qualidade.

Identificação, aprovação de rótulo e processamento de produtos de identidade preservada estão documentados

Leia o procedimento para produtos de identidade preservada (ex.: Kosher, Halal, orgânico, sem alérgenos, comércio justo, livre de transgênicos, origem regional). Veja identificação, aprovação de rótulo e processo.

A identificação inclui o status de identidade preservada de todos os ingredientes e auxiliares

Na ficha do produto, confira se aditivos, conservantes, auxiliares de processo e aromas também declaram o status de identidade preservada.

Especificações de matéria-prima de produtos de identidade preservada incluem manuseio, transporte, armazenamento e entrega

Leia a especificação do ingrediente. Veja as regras de manuseio, transporte, armazenamento e entrega antes do uso.

Garantia do status de identidade preservada da matéria-prima vem de acordo com o fornecedor

Peça o acordo ou declaração do fornecedor que garante o status de identidade preservada do material.

A descrição do processo permite manter o status de identidade preservada durante a fabricação

No fluxograma ou descrição do processo, veja se as etapas permitem manter o status especial do produto até o fim.

O processo de identidade preservada é controlado (separação, ordem/limpeza e armazenamento/transporte isolados)

Confirme: i) ingredientes separados dos incompatíveis; ii) produção em sala separada, como primeira corrida ou após limpeza completa da área e equipamentos; iii) produto final em unidade separada ou com barreira física em relação ao produto comum.

O status de identidade preservada é declarado conforme a legislação

Compare o status declarado no rótulo e documentos (ex.: orgânico, Halal, Kosher) com o certificado do organismo competente e com a redação/identificação exigida para aquele claim. Reprove se a declaração não bate com o certificado válido ou com o formato exigido.

Requisitos extras do cliente para identidade preservada estão na especificação ou no registro de rótulos e são aplicados

Veja a especificação de produto acabado ou a lista de rótulos e confirme na linha se o local cumpre o que o cliente pediu a mais.

Quem executa tarefa crítica do Sistema de Qualidade tem treinamento registrado antes de executar a tarefa sozinho

Liste as funções críticas do sistema e da melhoria da qualidade. Para cada função, confirme registro com nome da pessoa, data, tarefa treinada e assinatura do instrutor antes de a pessoa executar a tarefa sozinha.

Existem instruções de como fazer as tarefas críticas para especificação, qualidade e eficiência

Na linha, peça o POI/instrução de trabalho das tarefas críticas (especificação, qualidade e eficiência). Confirme que está no posto, na versão atual, e observe se a execução segue a instrução, ou peça que a pessoa demonstre o passo crítico.

O programa de treino cobre controle de processo, pontos críticos de qualidade, plano de qualidade e inspeção/teste

Leia o programa. Confirme competências e métodos para: i) controle de processo e monitoramento de pontos críticos de qualidade; ii) etapas críticas do plano de qualidade; iii) inspeção e teste de produto.

O programa inclui ferramentas de qualidade, laboratório, sensorial, análise de riscos e reciclagem

Verifique treino de: i) controle de processo e ferramentas de qualidade; ii) laboratório interno (treino, calibração e capacidade); iii) avaliação sensorial; iv) princípios baseados em risco para o plano de qualidade; v) necessidade de reciclagem.

Registros de treinamento têm nome, habilidade, conteúdo, data, instrutor e prova de competência

Abra um registro de treino e confira: nome do participante; descrição da habilidade; o que foi treinado; data; treinador/provedor; e verificação de que a pessoa está apta a fazer a tarefa.