Registros da CVS 3/2026: exemplos e prazos de guarda em SP

O que você leva daqui

Se você precisa montar o arquivo de registros da casa e saber por quanto tempo guardá-los, este é um índice por rotina: o que o texto pede, em que momento, em qual artigo, o que já vale hoje e o prazo de guarda, mais colunas para preencher quem faz e onde fica. A tabela e o checklist de dossiê estão no recurso abaixo. A lista cobre os registros e documentos mais comuns em restaurantes, mas não é exaustiva: confira o texto oficial completo da Portaria para a sua atividade. Este não é um guia de preparo para auditoria nem de benefícios do digital; para isso há outros artigos, listados no fim.

Recorte e vigência

O foco é o Estado de São Paulo. Pela CVS 9/2026, arts. 1º e 2º, a Portaria CVS 3/2026 passa a vigorar em 01/02/2027 e a CVS 5/2013 é revogada nessa mesma data. Até lá, continuam valendo as obrigações que já existem para a sua casa, inclusive quanto a registros e prazos. Ao montar o arquivo, confira também os prazos específicos da sua atividade e do licenciamento local: um prazo mínimo geral não reduz uma exigência maior aplicável.

O prazo de guarda: hoje e a partir de 01/02/2027

O art. 181 da CVS 3/2026 diz que os documentos e registros previstos na Portaria devem ser mantidos pelo período mínimo de 180 dias, permanecendo disponíveis para apresentação à autoridade sanitária sempre que solicitados. É prazo mínimo, e o artigo não define de que data ele começa a contar. A convenção mais simples é contar da data do registro; trate isso como premissa interna, não como regra do artigo.

Até 31/01/2027: o item 4.11.3 da RDC 216/2004 determina que os registros sejam mantidos por período mínimo de 30 dias, contados a partir da data de preparação dos alimentos. A RDC 216 se aplica dentro do seu escopo de serviços de alimentação (restaurantes, lanchonetes, cozinhas e similares). A guarda das amostras físicas segue outra regra: o art. 52 da CVS 5/2013, explicado abaixo; não use seu prazo para descartar registros documentais. Para documentos que não são ‘registros’ (laudos, certificados) e controles sem exigência própria identificada no texto atual, a tabela sinaliza a necessidade de confirmar o prazo com a vigilância local. Isso não dispensa o mínimo de 30 dias para registros abrangidos pela RDC 216, nem outro prazo aplicável. Como prática da casa, nada impede adotar 180 dias desde já, o que evita mudar a rotina em 01/02/2027. Antes de eliminar um documento, confirme seu prazo específico e a existência de investigação em andamento; para organizar a conferência do arquivo, veja auditoria de qualidade externa.

O art. 7º, XXXIX define registro como anotação de um ato, por meio físico ou eletrônico, em planilha ou outro documento, com a data e a identificação do funcionário responsável pelo preenchimento. Registro sem data ou sem identificação foge dessa definição.

Como ler a tabela do recurso

Cada linha traz o registro, o momento, o conteúdo mínimo que o artigo cita, o artigo da CVS 3/2026, o que os textos da RDC 216 e da CVS 5/2013 já pedem hoje, e o prazo de guarda nas duas fases. Quando a tabela sinaliza confirmação da exigência atual, deixe a decisão pendente até conferir a regra aplicável à atividade; essa marcação não dispensa um controle vigente. As colunas ‘Quem preenche’ e ‘Onde fica’ ficam em branco de propósito: são decisões da sua casa. Onde o artigo não fixa frequência, a tabela diz isso.

Temperatura e conservação

• Recebimento: o art. 30 manda conferir e registrar as temperaturas dos produtos que exigem condições especiais de conservação, com os parâmetros nos documentos de registro. O art. 174 acrescenta o conteúdo mínimo: integridade das embalagens, aspectos sensoriais, prazo de validade e temperatura dos alimentos que necessitam de condições especiais.
• Armazenamento seco: o art. 33, II exige temperatura compatível com a recomendação do fabricante e registro do monitoramento.
• Equipamentos de conservação: o art. 48 pede monitorar e registrar no mínimo duas vezes ao dia, com os parâmetros nos registros.
• Alimentos expostos: o art. 73 pede registro no início e a cada 2 horas até o fim da distribuição ou exposição, com os parâmetros do art. 60.
• Transporte de preparados: o parágrafo único do art. 110 manda registrar horário e temperatura no início e no fim.

Higienização de veículos, água, reservatório, filtros, pragas e manutenção

O art. 180 pede, para a higienização de veículos, data, nome do responsável e identificação do veículo. Se a casa usa solução alternativa de água, o art. 120, § 2º exige documentos de regularização e laudos disponíveis sempre que solicitados. Se recebe água de caminhão-pipa, o art. 121 diz que a fornecedora deve disponibilizar os laudos de análise a cada entrega; guarde-os. O art. 122 exige higienização do reservatório em intervalo máximo de 6 meses ou após eventos que possam contaminar a água; o art. 176 diz que, se terceirizada, o método consta no certificado de execução. Se usa filtros, o art. 123 pede documentos que comprovem higienização ou substituição conforme o fabricante. Para pragas, o parágrafo único do art. 135 manda manter no estabelecimento o certificado de execução do serviço da empresa especializada. O art. 147 manda registrar as manutenções programadas e periódicas e a calibração dos instrumentos de medição.

Capacitação, saúde e documentos de base

O art. 21 manda manter em arquivo o registro nominal da participação dos funcionários no programa de educação permanente; o art. 173 lista o conteúdo mínimo do registro de capacitação (conteúdo programático, carga horária, data, identificação e assinatura dos funcionários e do responsável). Veja também o guia de treinamento da equipe. Sobre saúde, o art. 10 diz que atestados de saúde, ou cópias, com a indicação da coprocultura e do exame parasitológico, devem permanecer disponíveis para consulta. Como recomendação da casa, guarde esse material em pasta de acesso restrito. Quanto ao Manual e aos POPs, o art. 170 pede que estejam implementados, organizados, aprovados, atualizados, datados, assinados e acessíveis.

Fracionamento, arroz temperado e rastreabilidade

No fracionamento de produtos de origem animal vendidos no próprio estabelecimento, o art. 82 exige controle de procedência com registros claros, precisos e atualizados que assegurem a rastreabilidade da peça original. Se a casa prepara arroz temperado para sushi, o art. 64 pede receita padronizada e documentada e análise laboratorial de pH (valor final igual ou inferior a 4,5); receita e laudo ficam disponíveis no estabelecimento (§ 2º), e alteração na receita exige nova análise (§ 1º). Em suspeita de surto de DTHA, o art. 102 pede registros de manipulação, armazenamento, transporte e distribuição de água e dos alimentos suspeitos, com informações para rastrear fornecedores e lotes.

Amostras de alimentos: duas regras de coleta e conservação

A guarda de amostras físicas é diferente do arquivo de documentos. As regras abaixo se aplicam a serviços de alimentação coletiva: a CVS 5, art. 52, cita serviços que oferecem refeições prontas para alimentação coletiva, como cozinhas industriais, restaurantes por quilo, bufês, escolas, creches, asilos, presídios e hospitais; a CVS 3/2026, art. 99, mantém uma lista exemplificativa e inclui self-services e instituições de longa permanência. Em dúvida sobre o enquadramento, confirme com a vigilância, sem presumir que a regra não se aplica.

Até 31/01/2027 (CVS 5/2013, art. 52): colete na segunda hora do tempo de distribuição, com os mesmos utensílios usados na distribuição, no mínimo 100 g por amostra. Identifique a embalagem higienizada, ou o saco esterilizado ou desinfetado, com estabelecimento, produto, data, horário e responsável pela coleta. Guarde por 72 horas: amostras de alimentos distribuídos refrigerados ficam a no máximo 4 °C; as de alimentos distribuídos quentes ficam congeladas a -18 °C. Amostras líquidas ficam exclusivamente sob refrigeração a no máximo 4 °C.

A partir de 01/02/2027 (CVS 3/2026, art. 99): colete no último terço do tempo de distribuição, com os mesmos utensílios usados na distribuição, no mínimo 100 g em saco estéril identificado com estabelecimento, preparação, data, horário e responsável pela coleta. Guarde por 96 horas, entre -18 °C e 4 °C; as amostras líquidas ficam exclusivamente sob refrigeração até 4 °C. Em ambas as fases, higienize as mãos, não toque o interior da embalagem nem sopre dentro dela, retire o ar se possível e feche.

As 72 ou 96 horas são prazos das amostras físicas. Os registros documentais seguem o prazo aplicável de guarda: mínimo de 30 dias contados da preparação dos alimentos pela RDC 216, item 4.11.3, dentro do seu escopo; a partir de 01/02/2027, mínimo de 180 dias para os documentos e registros previstos na CVS 3/2026, art. 181. Guardar a planilha por mais tempo não substitui conservar a amostra na temperatura correta.

Papel, planilha ou digital

A definição do art. 7º, XXXIX admite meio físico ou eletrônico. O que importa é data, identificação de quem preencheu e disponibilidade à autoridade sanitária. Se fizer sentido digitalizar, veja checklists digitais e digitalização de checklists.

Perguntas frequentes

Tenho duas unidades. Um arquivo só?

O art. 181 não trata de multiunidade. Recomendação da casa: arquive por unidade, com a mesma convenção de nomes, para que cada gerente apresente o seu à vigilância.

Perdi um registro. E agora?

Não refaça de memória. Registre a ocorrência com data e responsável e reforce a rotina. A obrigação continua para os próximos registros.

Posso guardar por mais de 180 dias?

O art. 181 fixa mínimo. Outras normas ou orientações podem pedir prazos diferentes; confirme com a vigilância.

Para a preparação da visita, leia auditoria de qualidade externa. Para a rotina de abertura, veja o checklist de abertura.

Use agora a tabela de registros e o checklist de dossiê logo abaixo.

Ligue cada registro à rotina que o produz

• Responsável técnico ou capacitado: quem responde em SP
• Suspeita de surto alimentar: o que fazer e quem notifica (SP)