Auditoria de políticas e registros

As pastas dos funcionários estão completas e com documentos atualizados?

Abra algumas pastas (físicas ou digitais). Veja se há contrato, documentos pessoais, exames e registros exigidos, todos em dia.

A contratação, a integração e a demissão seguem as regras da lei?

Revise o checklist interno de admissão, integração e demissão. Confira se cada etapa tem documento assinado ou evidência, se as datas estão preenchidas e se o processo usado bate com a política da empresa. Anote etapas ausentes ou sem registro.

O ponto, as faltas e a folha de pagamento são processados e revisados com precisão?

Compare o ponto com o que foi pago. Veja se horas extras, faltas e férias batem e se alguém revisa antes de liberar o pagamento.

As avaliações de desempenho são feitas com regularidade e ficam registradas?

Peça o calendário de avaliações e alguns formulários preenchidos. Confira se todos foram avaliados no prazo e se o registro está guardado.

O treinamento da equipe é acompanhado e os cursos obrigatórios são feitos no prazo?

Veja a lista de treinamentos obrigatórios e quem já concluiu. Confira datas de validade e se há atraso sem justificativa.

Os fluxos de trabalho são revisados com frequência para achar atrasos e pontos fracos?

Pergunte quando o processo foi revisado. Observe filas, retrabalho e etapas que travam. Veja se melhorias foram anotadas.

Os números de produtividade e qualidade do serviço são acompanhados e mostrados para a equipe?

Peça os painéis ou relatórios de resultados. Confira se os números são atualizados, se alguém olha e se metas estão claras.

O estoque é controlado com precisão e é acompanhado quanto a perdas e produtos vencidos ou parados?

Compare o estoque no sistema com o físico. Veja perdas, produtos sem giro e validade. Confira se as diferenças são investigadas.

As ferramentas, os equipamentos e os sistemas estão com a manutenção em dia e funcionando?

Inspecione equipamentos críticos e veja se estão operando. Peça o histórico de manutenção e anote o que está quebrado ou fora de uso.

As reclamações e os problemas dos clientes são registrados e resolvidos com rapidez?

Abra o registro de reclamações. Compare data de abertura com a da primeira resposta e do fechamento usando o prazo da política da empresa. Confira se a ação e a solução ficaram documentadas; se não houver prazo na política, registre essa ausência.

Todas as licenças, alvarás e certificados obrigatórios estão válidos e disponíveis?

Liste os documentos obrigatórios e confira validade e disponibilidade. Se um documento indispensável estiver vencido ou ausente, suspenda a atividade afetada, avise a liderança e abra a regularização.

As regras do setor são revisadas com frequência e a empresa as cumpre?

Pergunte quem acompanha as leis e normas do ramo. Veja atas, listas de checagem das regras e se mudanças recentes foram aplicadas.

As avaliações de risco são feitas de tempos em tempos para achar e tratar ameaças?

Peça o último relatório de riscos. Veja o que foi identificado, o que foi feito e se a avaliação é repetida periodicamente.

Existe um plano para o negócio responder a emergências e manter atividades essenciais, e ele já foi testado?

Leia o plano de emergência e continuidade. Confira a data do último teste, quem participou, quais atividades essenciais foram priorizadas e se as falhas encontradas receberam responsável e prazo.

As regras de segurança dos computadores e a proteção de dados são seguidas em todas as áreas?

Em amostra de áreas e usuários, confira lista de acessos a sistemas e a dados pessoais, se há senha compartilhada e se acessos de desligados foram removidos. Peça o registro de conclusão do treino de segurança da informação e anote desvios da política.

Existem controles de acesso para proteger sistemas e informações importantes?

Veja quem tem login em sistemas importantes. Confira se só a pessoa certa entra, se senhas são pessoais e se acessos antigos são removidos.

Os computadores e sistemas recebem atualizações, cópias de segurança e regras de segurança sempre?

Peça o calendário de atualizações e de cópias de segurança. Confira se as cópias funcionam (teste de recuperação) e se as atualizações de segurança estão em dia.

Existem regras claras sobre o uso aceitável de aparelhos, e-mails e internet da empresa?

Peça a política de uso de aparelhos, e-mail e internet. Confira aceite assinado ou registrado de quem tem acesso. Observe se o uso no dia a dia viola a política e se os desvios encontrados estão registrados e tratados.

A guarda e o descarte de dados seguem a lei e as regras da empresa?

Veja por quanto tempo cada tipo de dado é guardado. Confira se o descarte é seguro (apagar ou destruir) e se fica registrado.

O ambiente físico está limpo, seguro e bem conservado?

Ande pelo local. Observe limpeza, iluminação, piso, saída de emergência e se há risco de queda, fogo ou acidente.

As inspeções de segurança são feitas com regularidade e as correções ficam documentadas?

Peça os relatórios de inspeção. Confira as datas, o que foi achado e se a correção foi feita e registrada.

Existem procedimentos de emergência e a equipe os conhece?

Peça o plano de emergência e confira se o mapa de rotas de saída está afixado e legível. Em amostra de funcionários, peça que indiquem a rota e descrevam o que fazer em incêndio ou evacuação; confira se a resposta bate com o plano.

Os sistemas de segurança (câmeras, alarmes, fechaduras) funcionam e são revisados?

Teste ou peça demonstração de câmeras, alarmes e chaves. Veja quem tem acesso, se as imagens gravam e se falhas são corrigidas.

O processo de auditoria foi documentado com os problemas encontrados e com provas?

Leia o relatório. Veja se cada problema tem descrição, evidência (foto, documento, entrevista) e se fica fácil entender o que falhou.

Os resultados da auditoria foram compartilhados com a liderança para planejar as correções?

Confira se a diretoria ou os gestores receberam o relatório. Peça e-mail, ata de reunião ou registro da entrega e da discussão.

Há prazo e responsável definidos para colocar as recomendações da auditoria em prática?

Olhe o plano de ação. Cada item deve ter quem faz, o que fazer e até quando. Confira se os prazos são realistas e acompanhados.

Há auditorias ou revisões de acompanhamento marcadas para garantir melhoria contínua?

Veja se existe data marcada para rechecar os problemas. Confirme quem vai acompanhar a resolução e se o progresso é registrado.