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Checklist · Hotel / Pousada

Controle de chaves e acessos, hotel e pousada

  • 16 itens
  • 4 seções
  • Editável na Koncluí
  • Atualizado em

Este checklist de controle de chaves e acessos, hotel e pousada é uma lista de verificação pronta com 16 itens distribuídos em 4 seções. Cada item traz o que conferir, o critério que reprova e a ação corretiva, então a equipe aplica no turno sem treinamento prévio. Controle de chaves e cartões por turno: contagem de mestras e cartões de andar com dupla assinatura, cartões ativos por quarto, bloqueio de cartão perdido, lacre da chave de emergência, chave temporária de prestador, restrição de área técnica, troca de códigos e revisão do relatório de aberturas da fechadura eletrônica. No hotel ou na pousada, a recepção precisa saber, antes do check-in, o que a governança já liberou; sem essa informação, o hóspede sobe para um quarto que ainda não foi conferido. As 4 seções são: Passagem de turno das chaves, Cartão do hóspede, Áreas técnicas, códigos e auditoria de aberturas, Registro do turno.

Aplicação no seu negócio

O que muda ao usar este checklist em hotel ou pousada?

Este checklist é editável. Antes de publicar para a equipe, ajuste responsáveis, limites e as fotos exigidas em cada item.

  1. Confirme reservas, disponibilidade, tarifas e meios de pagamento antes do início do turno.

  2. Alinhe recepção e governança sobre quartos liberados, bloqueios e prioridades.

  3. Defina contatos de manutenção e escalonamento para ocorrências com hóspedes.

Itens desta lista que pesam mais em hotel ou pousada

  • Cartões de serviço em circulação com governança, manutenção e cozinha
  • Relatório de aberturas da fechadura eletrônica revisado no turno
  • Cartões válidos por quarto ocupado no sistema de fechadura

Quais itens entram neste checklist?

Passagem de turno das chaves

  1. Chaves-mestras e de andar contadas na passagem de turno

    Conte fisicamente as mestras, submestras e chaves de andar previstas no controle e anote o número encontrado. Divergência de uma única unidade trava a passagem de turno até a chave ser localizada; se não for localizada, abra ocorrência e recodifique as fechaduras do setor.

    número chaves

  2. Cartões de serviço em circulação com governança, manutenção e cozinha

    Conte os cartões de área de serviço entregues a cada setor e registre o total contra a lista nominal. Cartão a mais em circulação é acesso sem dono e precisa ser cancelado na fechadura antes do fim do turno.

    número cartões

  3. Entrega e recebimento do lote assinados pelos dois responsáveis

    Quem sai e quem entra assinam o mesmo registro, com data, hora e quantidade conferida item a item. Sem as duas assinaturas não existe responsável pela chave que faltar no turno seguinte, e a apuração morre na palavra de cada um.

    FeitoNão Feito

  4. Situação do lacre da chave de emergência

    Confira o número do lacre do envelope ou do cofre da chave de emergência contra o número da última conferência. Aprova: lacre íntegro com número conferido, ou lacre rompido já com ocorrência registrada. Reprova: lacre rompido sem ocorrência ou lacre ausente, trate como incidente de segurança e acione o gerente no mesmo turno.

    Aprovado: lacre íntegro com número conferidoAprovado: lacre rompido com ocorrência registradaReprovado: lacre rompido sem ocorrênciaReprovado: lacre ausente

Cartão do hóspede

  1. Cartões válidos por quarto ocupado no sistema de fechadura

    Consulte o quarto no sistema de fechadura e anote quantos cartões continuam válidos. O padrão é um por hóspede registrado na ficha, com no máximo 2 extras autorizados por escrito. Cartão válido além disso é cancelado na hora, sem esperar a saída do hóspede.

    número cartões

  2. Emissão e devolução de cartão lançadas na ficha do hóspede

    Toda emissão sai com nome, quarto, hora e quem emitiu; a devolução na saída do hóspede é lançada no mesmo registro. Cartão sem baixa de devolução é cancelado na fechadura antes de o próximo hóspede entrar no quarto.

    FeitoNão Feito

  3. Cartão perdido bloqueado na fechadura antes de emitir o segundo

    Cancele o cartão perdido no sistema, só então emita o novo, e registre a ocorrência com hora e relato do hóspede. Emitir sem cancelar deixa um cartão válido circulando fora do hotel, com o número do quarto associado.

    FeitoNão Feito

  1. Chave temporária de prestador com hora de devolução conferida

    Entregue contra documento retido em ficha, anote a área liberada e a hora prevista de devolução, e confirme a devolução antes de o prestador deixar a unidade. Prestador que sai com a chave gera recodificação imediata do setor.

    FeitoNão Feito

Áreas técnicas, códigos e auditoria de aberturas

  1. Casa de máquinas, quadro elétrico e depósito de químicos trancados

    Confira porta trancada e lista nominal de quem tem acesso a cada ambiente. Hóspede e prestador não entram sem acompanhamento, e produto químico de piscina e de lavanderia fica atrás de porta trancada, nunca em corredor de serviço.

    FeitoNão Feito

  2. Código do cofre da recepção e senhas do sistema de gestão trocados no prazo

    Troque a cada 90 dias e sempre que alguém com acesso deixar a equipe, e registre a data da troca com quem executou. Senha anotada em papel no balcão ou compartilhada entre recepcionistas invalida qualquer auditoria de caixa.

    FeitoNão Feito

  3. Relatório de aberturas da fechadura eletrônica revisado no turno

    Percorra as aberturas dos quartos ocupados e das áreas técnicas procurando acesso fora do horário de limpeza ou de manutenção predial. Abertura sem justificativa vira ocorrência com o número do cartão usado e o nome do portador.

    FeitoNão Feito

  4. Chaves de veículo, bicicletário e depósito de bagagem no quadro identificado

    Confira cada gancho do quadro contra a etiqueta e o registro. Chave de veículo de hóspede fica em armário trancado, nunca no balcão, e sai apenas contra assinatura de quem retira e hora de saída anotada.

    FeitoNão Feito

Registro do turno

  1. Data e hora da conferência do turno

    Registre quando a contagem foi feita. Conferência sem hora não permite dizer em qual turno a chave desapareceu nem quem respondia pelo lote.

    data / hora

  2. Situação de ocorrências de acesso no turno

    Marque a ocorrência real da passagem de turno. Qualquer opção diferente de "nenhuma ocorrência" exige detalhe no item seguinte com chave, cartão ou lacre, responsável e prazo. Chave faltante, lacre rompido e recodificação pendente precisam reprovar o turno limpo, não sumir em prosa "nenhuma".

    Nenhuma ocorrênciaChave mestra ou de andar em faltaLacre da chave de emergência rompido ou ausenteCartão de hóspede ou de serviço não devolvido

  3. Detalhe das ocorrências de acesso

    Preencha somente se a situação não for "nenhuma ocorrência": qual chave ou cartão, número do quarto ou setor, o que já foi feito (cancelamento, busca, recodificação), responsável e prazo. Se não houver ocorrência, marque N/A.

    texto

  4. Assinatura de quem entrega e de quem recebe o turno

    Assinem para confirmar a contagem de chaves e cartões, a situação do lacre e as ocorrências registradas nesta passagem de turno.

    assinatura

Quais outros checklists existem para hotel ou pousada?

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