Checklist · Compras centralizadas e fornecedor homologado
Compras centralizadas e fornecedor homologado
Este checklist de compras centralizadas e fornecedor homologado é uma lista de verificação pronta com 19 itens distribuídos em 3 seções. Cada item traz o que conferir, o critério que reprova e a ação corretiva, então a equipe aplica no turno sem treinamento prévio. Conferência atômica no recebimento para garantir que a compra veio pelo canal centralizado da rede, que o fornecedor está homologado na lista vigente e que produto, marca, embalagem, quantidade, preço e nota batem com o pedido e com o que a central aprovou. Uso em food service e hospitalidade no Brasil. Preenchido por quem recebe e confere a mercadoria; gestor usa o registro para auditoria e desvios de compra. As 3 seções são: Canal de compra e homologação, Conformidade com o homologado, Nota fiscal, preço e pagamento. Entre os pontos verificados: Número do pedido. O fornecedor está na lista homologada vigente. A lista de fornecedores homologados está na versão mais recente.
Quais itens entram neste checklist?
Canal de compra e homologação
Número do pedido
Copie o número do pedido feito pela central ou, se for o caso, o pedido local autorizado.
textoO fornecedor está na lista homologada vigente
Abra a lista atual de fornecedores homologados da rede e confira se o nome do fornecedor da entrega aparece nela.
FeitoNão FeitoA lista de fornecedores homologados está na versão mais recente
Confira a data ou o número da versão da lista usada. Use somente a versão liberada pela central de compras.
FeitoNão FeitoA compra veio pelo canal da central de compras
Confira se o pedido foi feito pelo canal de compras centralizadas da rede e não por compra avulsa sem registro.
FeitoNão FeitoCompra fora da central tem autorização registrada
Se a compra não veio da central, confira se existe autorização escrita ou no sistema da central. Se a compra veio da central, marque sim.
FeitoNão FeitoO item comprado está na lista de itens permitidos
Confira se o produto recebido aparece na lista de itens permitidos da rede para esta unidade.
FeitoNão Feito
Conformidade com o homologado
A marca entregue é a marca homologada
Compare a marca na embalagem com a marca aprovada na ficha de compra ou no pedido da central.
FeitoNão FeitoA embalagem é o padrão homologado da rede
Compare o tipo e o tamanho da embalagem com o padrão aprovado pela central. Embalagem diferente do padrão não passa.
FeitoNão Feito
O peso da embalagem confere com o pedido
Compare o peso indicado na embalagem com o peso do pedido e com a especificação homologada.
FeitoNão FeitoA quantidade recebida confere com o pedido
Conte os volumes, caixas ou unidades recebidos e compare com a quantidade do pedido da central.
FeitoNão Feito
Nota fiscal, preço e pagamento
A nota fiscal veio com a entrega
Exija a nota fiscal da compra antes de liberar a mercadoria para o estoque. Sem nota, a entrega não fecha.
FeitoNão FeitoNúmero da nota fiscal
Copie o número da nota fiscal entregue com a mercadoria.
textoA nota fiscal é do fornecedor homologado desta entrega
Compare o nome do emitente na nota com o fornecedor que fez a entrega e com o nome na lista homologada.
FeitoNão FeitoA nota fiscal lista os itens recebidos
Leia os produtos descritos na nota e confira se batem com o que de fato chegou na unidade.
FeitoNão FeitoO pedido confere com a nota fiscal
Compare produto, marca, quantidade e unidade de medida do pedido com os dados da nota. Tudo deve ser o mesmo.
FeitoNão FeitoO preço da nota confere com o preço aprovado pela central
Compare o preço unitário e o total da nota com o preço negociado e liberado pela central de compras.
FeitoNão FeitoA condição de pagamento confere com a aprovada pela central
Confira se a forma e o prazo de pagamento na nota são os mesmos aprovados no contrato ou na homologação do fornecedor.
FeitoNão FeitoA nota fiscal foi arquivada no local definido pela rede
Depois da conferência, arquive a nota no local físico ou digital definido pela unidade ou pela central.
FeitoNão FeitoDesvio de fornecedor, canal, preço ou item foi registrado
Se houve qualquer diferença de fornecedor, canal, marca, embalagem, quantidade, preço ou pagamento, registre o desvio no sistema ou no formulário da rede. Se não houve desvio, marque sim.
FeitoNão Feito